Les meilleures applications de gestion de projet

Auparavant, la gestion de projet comprenait principalement des tableaux, des post-it, des dossiers de projet et surtout beaucoup de confusion dans le bureau. Comme de nombreux domaines de la vie professionnelle, Internet a considérablement modifié ce domaine-ci. Aujourd’hui, vous pouvez choisir parmi un grand nombre de programmes qui facilitent le travail de groupe et la communication sur le lieu de travail et les rendent plus clairs. La plupart des plateformes Internet basées sur SaaS/PaaS peuvent être accessibles et utilisées depuis presque tous les appareils, ce qui facilite grandement le travail en commun au bureau ou à distance.

De nombreuses applications de planification de projet combinent des fonctions de réseautage social avec des outils de planification et des fils de discussion de projet, afin de couvrir le plus de tâches possibles. Souvent, la planification, la communication, les discussions personnelles, les calendriers, les rendez-vous, les messages, les sondages, les emails et ainsi de suite fonctionnent tous sur une seule plateforme. La plupart des applications conviennent aussi bien aux grandes entreprises qu’aux petites équipes ou même aux indépendants qui souhaitent mieux s’organiser en tant que gestionnaires de projets. Alors que certains fournisseurs préfèrent garder leurs plateformes claires et ordonnées, d’autres développeurs trouvent des solutions innovantes pour leur travail quotidien.

En raison de la diversité des applications de gestion de projet, il est souvent difficile de trouver la bonne plateforme pour soi et son équipe. Il y a aussi des différences de prix. La plupart propose certes des versions gratuites mais ces dernières sont limitées à une certaine période de temps ou bien leurs fonctionnalités sont très réduites. Ainsi, si vous souhaitez mettre en place une plateforme de gestion de projet pour le lieu de travail, vous devez être prêt à payer pour cela. Nous vous présentons 5 des applications les plus populaires pour la planification de projets.

Le grand choix d’applications pour Slack déploie le potentiel de la plateforme. Avant tout, l’intégration d’autres applications de planification de projet telles que Asana et Trello (que nous présenterons également) est utile si, par exemple, vous souhaitez assurer la communication entre collègues sur Slack, mais préférez que la gestion de projet concrète soit exécutée via une plateforme différente.

Pour les équipes qui ont principalement besoin d’une plateforme de chat, Slack est un choix judicieux. En termes de portée et de fonctionnalités pour les groupes de travail et les équipes de projet, les applications que nous présenterons plus tard pourraient être mieux adaptées. La communication passe, en effet, aussi par les autres outils, mais pas aussi élégante et rapide que sur Slack. De plus, Slack est généralement utilisable dans la version gratuite pour les grandes équipes (jusqu’à 10 applications et des sauvegardes jusqu’à 10 000 messages), tandis que les autres applications demandent parfois de l’argent pour fournir de bonnes fonctionnalités ou pour être utilisables. Par conséquent, si vous recherchez une plateforme de communication gratuite pour votre équipe, vous êtes entre de bonnes mains avec Slack.

Grâce aux applications mobiles (Android et iOS), vous pouvez aussi accéder à Slack en étant sur la route, même si la visibilité et les fonctions peuvent être quelque peu limitées en raison du plus petit format. Tout comme pour d’autres plateformes de gestion de projet, les applications mobiles ne devraient être utilisées que lorsque vous êtes sur les routes mais jamais en tant que logiciel principal. La plupart des applications de gestion de projet sont optimisées pour le navigateur Web d’un ordinateur.

Différents prologiciels sont disponibles : la version « standard » de Slack est disponible pour environ 6 euros par utilisateur et par mois. En plus des applications illimitées, vous pouvez également activer la fonction de vidéoconférence. La variante « Plus » coûte environ deux fois plus cher et offre une conformité accrue, une meilleure protection des données et un service garanti. Slack Enterprise Grid s’adresse aux gros clients et fait de Slack une plateforme d’espace de travail puissante. Le prix doit être négocié directement avec Slack.

Les fils de discussions de projet sont ensuite intégrés dans le calendrier et le tableau de bord et rassemblés avec d’autres. Cela vous donne une bonne vue d’ensemble du projet. En général, le flux de travail d’Asana peut être très bien tracé. Asana fonctionne via des comptes, donc les managers et autres membres de l’équipe doivent s’enregistrer pour pouvoir utiliser l’outil Web ou les applications mobiles. Ensuite, vos membres peuvent rejoindre ou être affectés à des équipes et projets spécifiques. En outre, les sous-tâches peuvent être liées à des employés spécifiques.

Asana dispose par ailleurs d’un calendrier dans lequel les projets s’intègrent automatiquement. Asana peut structurer une journée de travail de manière efficace.

La philosophie d’Asana est le travail commun et ouvert. Ainsi, chaque membre de l’équipe peut, par défaut, éditer toutes les informations ainsi que les contenus de projets et tâches. Ici, des règles claires devraient être mises en place à cet effet car la liberté de l’utilisateur peut toujours mener à des erreurs telles que la perte de données suite à un manque de communication. L’outil est donc idéal pour les équipes moins hiérarchisées qui travaillent ensemble ouvertement. Les groupes de travail plus traditionnels avec des pouvoirs d’attribution clairement définis sont plus difficiles à gérer avec Asana.

En plus de l’outil Web principal, Asana propose des applications de planification de projet pour Android et iOS qui sont relativement rudimentaires. Avec l’application mobile, vous pouvez créer et modifier des tâches, recevoir de nouveaux messages personnels, joindre des fichiers et accéder à votre boîte de réception individuelle. Asana est sans aucun doute optimisé pour le navigateur de l’ordinateur. Les utilisateurs les plus expérimentés peuvent également naviguer dans l’outil avec de nombreux raccourcis clavier pour travailler encore plus efficacement avec Asana.

L’intégration d’outils externes est également à souligner. De nombreux micro-outils différents peuvent être activés rapidement et facilement sur Asana, y compris les services de cloud les plus populaires comme Google Drive et Dropbox, les outils de développement comme GitHub, CMS comme WordPress et bien plus encore.

Asana est considérée comme une entreprise sécurisée en ce qui concerne la protection des données. Des sauvegardes régulières du serveur doivent empêcher la perte de données, le matériel du serveur doit être au plus haut niveau technique. Des pare-feu supplémentaires sont destinés à accroître la sécurité des utilisateurs. Comme avec la plupart des applications SaaS/PaaS, Asana est conçue pour permettre aux personnes non autorisées d’accéder facilement à vos identifiants de n’importe où. L’utilisateur reste responsable au premier chef de la sécurité de ses propres données et de celles de l’entreprise.

Asana ne peut accepter que jusqu’à 15 membres de l’équipe dans la version gratuite, mais offre toutes les fonctions de base. Pour environ 6-10 euros par utilisateur et par mois, cette limite est levée et de nombreuses fonctions comme les tableaux de bord et la fonction de recherche gagnent en importance. Il existe une autre version pour les gros clients qui permet plus de contrôle de données. Le prix doit être négocié directement avec Asana.

Cependant, vous ne pouvez activer qu’un seul power-up dans la version gratuite de Trello. Cela limite considérablement la fonctionnalité de l’outil Web. Pour supprimer cette limite, une mise à niveau vers « Trello Business Class » est nécessaire pour environ 10 euros par utilisateur et par mois. De plus, cette version promeut vos données avec une sécurité accrue et une vue d’ensemble améliorée si vous êtes membre de plusieurs tableaux.

Basecamp se présente comme une solution globale pour les entreprises. Ainsi, l’interface utilisateur intuitive et soignée ressemble à celle de Trello. Les fonctions individuelles sont cependant beaucoup plus approfondies. Basecamp se destine aussi bien aux petites que grandes équipes. En raison du large éventail de fonctions, une certaine formation avec la plateforme est nécessaire afin de l’utiliser efficacement. Toutefois, cela en vaut la peine : Basecamp est une application de gestion de projet puissante. Cependant, vous devez être prêt à payer tôt ou tard, car vous ne pouvez utiliser Basecamp que pendant 30 jours gratuitement.

A partir d’une page d’équipe, vous accédez à toutes les fonctions essentielles et à un flux quotidien personnalisé et déroulant qui résume les nouvelles et les tâches les plus importantes de la journée pour l’équipe. Les fonctionnalités comprennent des chats de discussion conçus pour une communication rapide, des forums pour partager plus de contenu, des listes de choses à faire et un calendrier pour un travail structuré, un centre de médias et des archivages automatiques. Les pages de projet sont presque identiques aux pages d’équipe.

Vous pouvez utiliser la barre de navigation supérieure pour envoyer de courts messages aux membres (« pings »). En outre, vous disposez d’un bouton de notification (« Hey ! ») similaire aux réseaux sociaux, qui peut également être configuré individuellement, par exemple, vous pouvez désactiver complètement les notifications pendant votre temps libre. « Activity » résume clairement et chronologiquement toutes les activités passées dans le Basecamp. C’est la meilleure façon d’être au courant de ce qui s’est passé pendant votre absence.

Basecamp peut seulement être testé un mois gratuitement, ensuite, cela coûte dans les 100 euros par mois donc environ 1000 euros pour une année (pour une équipe complète). Cependant, ce modèle est très simple : il suffit d’activer Basecamp et vous pouvez créer autant de projets et d’équipes que vous le souhaitez et ajouter autant de membres à votre Basecamp que vous le souhaitez.

Des fonctions de chats manquent toutefois sur Wrike ainsi qu’une communication rapide entre les personnes privées. Dans sa forme actuelle, l’appli est adaptée au management de projet. Toutefois, une amélioration de la structure de communication du programme serait bénéfique.

Pour Wrike, des applications de planification de projet mobiles (Android et iOS) sont disponibles et couvrent toutes les fonctions importantes, mais sont encore plus complexes à utiliser que l’outil Web principal. Il en va de même ici : vous ne devez utiliser les applications mobiles qu’en complément et non en premier lieu.

Dans la version gratuite, Wrike n’est utilisable que pendant 14 jours. Il est douteux que cette période soit suffisante pour tester l’outil de manière exhaustive. Le prix de Wrike dépend de la taille de l’équipe : une équipe de 15 employés peut utiliser l’application pour environ 350 euros par mois, pour une équipe de 15 à 50 employés, vous devez acheter la version Business plus chère. Les coûts pour une entreprise de 30 personnes s’élèvent alors à environ 740 euros par mois. Si vous avez 50 membres ou plus, vous avez besoin de la version complète Enterprise, dont les coûts doivent être clarifiés avec Wrike.

Par rapport à la concurrence, Wrike est une plateforme coûteuse, tant pour les petites équipes que pour les moyennes entreprises. Les petites équipes jusqu’à 10 personnes ont tendance à trouver au sein de la concurrence des applications moins chères qui sont également moins complexes. Après tout, de nombreuses fonctionnalités de Wrike, telles que les outils d’analyse et la gestion du flux de travail, ne deviennent vraiment importantes qu’à partir d’une certaine taille d’entreprise.