Nextcloud Office : fonctionnement de la suite bureautique

Avec Nextcloud Office, Nextcloud met à disposition une suite bureautique en ligne performante, qui répond à tous les besoins des utilisateurs en matière de suites bureautiques et de logiciels de collaborations complets. Découvrez avec nous Nextcloud Office.

Nextcloud Office : de quoi s’agit-il ?

Nextcloud est un logiciel Cloud collaboratif qui permet aux professionnels comme aux particuliers de pratiquer l’auto-hébergement et de profiter d’un outil de Cloud computing de manière flexible et sécurisée, sans avoir besoin de faire appel à des solutions commerciales. À cet effet, Nextcloud respecte des normes élevées en matière de protection des données, tout en proposant une large gamme d’applications Nextcloud différentes, comme Nextcloud Talk et la suite bureautique en ligne Nextcloud Office.

Nextcloud Office est le fruit d’une collaboration avec l’entreprise Collabora Productivity. Cette suite bureautique a ensuite été intégrée à Nextcloud. Son objectif ? Répondre aux besoins du monde du travail actuel, aussi moderne que numérisé. Il propose avant tout des fonctions performantes pour l’édition en ligne, afin que vous puissiez modifier, joindre et partager des documents, utiliser des feuilles de calcul et créer des présentations. Comme cette suite bureautique s’intègre parfaitement à l’écosystème Nextcloud, vous pouvez être sûr qu’elle prend en charge tous ses outils ainsi que les principaux navigateurs, formats de fichiers et éditeurs. Nextcloud Office est aussi une solution associée à la plateforme de collaboration intégrée Nextcloud Hub qui contient un grand nombre des outils clés de Nextcloud, parmi lesquels Groupware, Files, Talk et bien sûr Office.

À quoi sert Nextcloud Office ?

Nextcloud Office est une solution gratuite. Vous avez accès à toutes les principales fonctions standard dans le cadre d’une utilisation privée. Si vous souhaitez l’utiliser dans un environnement professionnel, Nextcloud vous propose une version payante, l’offre Nextcloud Enterprise, pour des performances toujours plus stables et évolutives en toute flexibilité. Le champ d’application de Nextcloud Office concerne des fonctions presque identiques à celles des applications bureautiques les plus populaires, notamment Microsoft 365 et Google Workspace, ou à d’autres solutions de substitution à Microsoft Office.

Vous trouverez ci-dessous une liste de ses principales possibilités d’application et fonctions :

• Création et modification de documents en temps réel (y compris en cas d’appel vidéo ou de chat en cours)
• Fonction de commentaire intégrée aux documents
• Possibilité d’ajouter des images directement depuis un espace de stockage Nextcloud
• Partage et modification commune de documents en passant par un navigateur ou des applications mobiles
• Modification de documents à l’aide de liens internes ou externes pour les personnes n’ayant pas accès à Nextcloud (avec certaines restrictions)
• Création de feuilles de calcul
• Création et modification de présentations, de plans et autres notes
• Historique des versions et suivi des modifications
• Fonction de navigation permettant de parcourir les documents
• Possibilité d’intégration à Microsoft Word

Présentation rapide des composants de Nextcloud Office

Nextcloud Office se prête à l’ensemble de la gamme de tâches bureautiques pouvant se présenter à vous dans un environnement de travail numérique passant par le Cloud. Avec cette suite bureautique, vous pouvez créer, modifier et partager facilement des documents avec le reste de votre équipe, peu importe le lieu et l’appareil. Vous pouvez aussi utiliser la fonction d’édition des documents lors de vos réunions d’équipe et profiter de la synchronisation automatique des modifications. Avec les droits d’administrateur, limitez l’accès des documents aux seules personnes autorisées.

Vous trouverez ci-dessous le détail des différents composants de Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Comme Word au sein de la suite Microsoft 365, Nextcloud Write est au cœur de la suite Nextcloud Office. Cet outil vous permet de créer des documents, de les modifier, de les partager et de les enregistrer, le tout en collaboration avec d’autres personnes. Il s’agit d’une application entièrement collaborative, qui prend aussi en charge Microsoft Word. Vous pouvez suivre le curseur en temps réel, et ainsi voir les modifications que les autres membres de l’équipe sont potentiellement en train d’apporter aux documents.

Nextcloud Spreadsheet

Nextcloud Spreadsheet peut être vu comme l’équivalent du tableur Excel de la suite Microsoft. Nextcloud Spreadsheet propose une gamme complète de fonctions, formules et outils permettant la création et l’édition collaborative de feuilles de calcul. Pour optimiser la protection des données, des contrôles d’accès fiables vous permettent de vous assurer que les feuilles de calcul qui contiennent des données commerciales sensibles ne peuvent être modifiées que par les personnes et les équipes autorisées. Une intégration facile de Microsoft Excel est elle aussi envisageable.

Nextcloud Present

Comme un air de PowerPoint, mais avec plusieurs différences : découvrez Nextcloud Present. Vous pouvez vous en servir pour créer des diapositives simples ou complexes avec différentes conceptions et mises en page, toutes personnalisables. Pour ce faire, des modèles pratiques et plusieurs possibilités de configuration individuelle sont mis à votre disposition. Grâce à son utilisation intuitive, subjuguez n’importe quel public avec des présentations aussi pertinentes que professionnelles. Comme il est compatible avec Microsoft PowerPoint et qu’il prend en charge les principaux formats de fichiers, Nextcloud Present répond à tous les besoins associés à un logiciel de présentation performant.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw est un outil de prise de notes et de dessin entièrement équipé. Comme avec Microsoft Visio, vous pouvez créer des graphiques, des diagrammes, des plans, des croquis et autres schémas complexes. Les options collaboratives disponibles vous permettent d’illustrer vos idées communes et de les développer, ou encore de présenter des plans à votre audience en vous servant de graphiques ou de diagrammes. Vous pouvez aussi en servir lors de conférences en ligne et de réunions d’équipe.

Nextcloud Text

Nextcloud Text est l’éditeur de texte standard de Nextcloud. Il s’appuie sur Markdown, propose une fonction de traduction auto-hébergée et prend en charge de nombreuses options au format RTF, notamment les titres, les liens, les tableaux et l’écriture en gras ou en italique. Avec des couleurs différentes pour chaque contributeur, les grands projets rassemblant de nombreux participants gagnent en clarté.

Les avantages de Nextcloud Office dans l’environnement Nextcloud

La version bureau de Nextcloud s’intègre parfaitement à l’écosystème évolutif et polyvalent des applications Nextcloud. Nextcloud peut être rapproché des plateformes de collaboration proposées par Google et Microsoft, celles-ci permettant également d’intégrer de manière transparente des applications et des services propriétaires.

Avec Nextcloud Office, vous pouvez profiter des avantages suivants du fait de son interaction avec les autres composants de Nextcloud, tout aussi puissants :

• Travail collaboratif et flexible grâce à l’intégration de fonctions bureautiques aux applications Nextcloud comme Talk, Calendar, Deck ou encore Notes
• Fonctions bureautiques permettant le traitement collaboratif de documents pour le travail d’équipe lors des réunions en ligne et des visioconférences grâce au partage d’écran, à la fonction de commentaire, à l’historique des versions, au suivi du curseur en temps réel et aux mentions
• Protection contre l’accès de tiers non autorisés grâce à la gestion sécurisée des droits et des accès à l’aide de dossiers de groupe et de droits d’accès auxdits fichiers pour les groupes, les individus et les fichiers sélectionnés
• Utilisation possible sur le bureau comme sur un nombre illimité de terminaux mobiles, et ce, grâce aux clients Nextcloud de bureau et mobiles
• Gestion, synchronisation et suivi des modifications sur les documents de manière simple et centralisée depuis plusieurs applications

Quels sont les formats de fichiers que Nextcloud Office peut lire et écrire ?

Une suite bureautique ne doit pas se contenter de proposer une large gamme de fonctions et d’outils de collaboration, de communication et de traitement des documents. Il est également essentiel qu’elle prenne en charge tous les formats de fichiers les plus répandus, ceux-ci jouant un rôle dans l’utilisation d’une solution de productivité fondée sur le Cloud. De cette manière seulement, vous pouvez garantir une collaboration flexible et compatible entre les divers systèmes et applications.

Pour ce qui est de la compatibilité, Nextcloud Office n’a pas à pâlir devant ses concurrents : la solution prend en charge l’ouverture, la lecture et la sauvegarde de plus d’une dizaine de formats de fichiers. En voici quelques exemples :

• Traitement de texte : DOCX, DOC, RTF, ODT
• Feuilles de calcul : XLS, XLSX, ODS
• Présentation : ODP, PPT, PPTX
• Dessin : ODG
• Autres formats pris en charge : Publisher, Import/View Visio

Avantages de Nextcloud Office par rapport à la concurrence

Nextcloud poursuit un objectif ambitieux : cette plateforme collaborative basée sur le Cloud espère se démarquer comme étant une alternative honorable à Microsoft 365, au moins équivalente aux services proposés par cette dernière. Nextcloud propose donc d’impressionnantes fonctions en matière d’auto-hébergement et de Cloud computing, en appliquant des normes de protection des données qui vont même jusqu’à détrôner celles utilisées par Microsoft. Si de nombreuses entreprises se détournent des services commerciaux au profit de Nextcloud, c’est également en raison de la fonctionnalité et de l’intégration en constante évolution des services Nextcloud, des offres « Enterprise » flexibles et de l’ensemble complet de solutions proposées par Nextcloud Hub.

La suite bureautique de Nextcloud constitue un élément central pour tout environnement indépendant et fondé sur le Cloud. Vous trouverez ci-dessous une liste des avantages offerts par la suite bureautique par rapport aux solutions de substitution à Nextcloud, comme Google Workspace ou encore Microsoft 365 :

De plus, grâce à la prévisualisation fondée sur le principe WYSIWYG, vous pouvez vous faire une idée exacte du rendu final pour vos documents. Avec d’autres applications bureautiques, vous pourriez avoir des surprises à ce niveau, selon le navigateur et les paramètres choisis.

Comment installer Nextcloud Office ?

Nextcloud Office est disponible directement sur la page d’accueil Nextcloud Office. Vous pouvez opter pour la version d’essai gratuite, d’une durée de 60 minutes, pour la version gratuite dans le cadre d’une utilisation exclusivement particulière, ou pour des versions payantes dans le cadre de l’offre Nextcloud Enterprise.

En ce qui concerne l’installation, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Option 1 : configurer un serveur Collabora Online

Étant donné que la solution Nextcloud Office est basée sur Collabora Online, vous devez disposer d’un serveur Collabora Online dédié. Pour configurer le serveur et l’associer à l’application bureautique, vous devez vous y connaître en installation de paquets sous Linux et Ubuntu, ou encore Docker. Dans le cadre d’une utilisation privée ou pour une petite équipe, vous pouvez aussi opter pour un serveur CODE intégré. Le serveur CODE s’installe directement depuis l’application Nextcloud. Vous devez ensuite le choisir en tant que back-end dans le programme bureautique.

Une fois le serveur Collabora Online installé, accédez à l’interface de gestion des applications pour activer Nextcloud Office, puis aux paramètres pour connecter l’application au serveur Collabora Online correspondant.

Option 2 : utiliser Managed Nextcloud

Dans toute sa flexibilité et sa productivité, Nextcloud (Nextcloud Office compris) est mis à votre disposition par Managed Nextcloud. Confiez la configuration, la maintenance et les mises à jour au fournisseur de votre choix, profitez d’une assistance disponible 24 heures/24 et 7 jours/7, et modifiez votre espace de stockage en ligne et votre abonnement en fonction de vos besoins. Les applications Nextcloud telles que Groupware, Talk ou Office vous permettent en outre de profiter de toutes les principales fonctions collaboratives disponibles : partage et modification de documents, conférences en ligne, planification de projets, groupes et réunions, droits d’accès individuels, etc.

Avantages de l’utilisation de Nextcloud Office avec Managed Nextcloud

Utiliser Nextcloud Office avec Managed Nextcloud est la solution idéale si votre entreprise est à la recherche d’une solution associant une protection des données conforme au RGPD (règlement général sur la protection des données) à des fonctionnalités bureautiques complètes. Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés situés en Allemagne et certifiés conformes à toutes les obligations au titre du RGPD. Aucun tiers non autorisé ne peut y accéder. Le fournisseur sélectionné prend en charge la gestion, la maintenance et la mise à jour des systèmes, vous permettant ainsi de gagner du temps et de l’argent. Vous pouvez vous-même choisir qui peut accéder aux fichiers, car vous disposez des droits d’administration et une gestion avancée de ces droits est également disponible. Ainsi, la souveraineté de vos données est pleinement assurée.

Autre avantage : en plus de confier la maintenance de vos systèmes de serveurs à votre fournisseur, vous pouvez aussi modifier votre abonnement Nextcloud de manière flexible en matière de stockage dans le Cloud et du nombre d’utilisateurs. Profitez d’une meilleure productivité grâce au traitement efficace des fichiers assuré par Managed Nextcloud, et adaptez les performances de la solution en fonction de vos objectifs commerciaux.

La petite histoire de Nextcloud Office

En 2018, pour la première fois, Nextcloud a proposé des fonctions bureautiques régulières par l’intermédiaire de l’intégration d’OnlyOffice, une solution bureautique open source imaginée par l’entreprise Ascensio System SIA. Avec la mise à disposition de la plateforme collaborative Nextcloud Hub, en janvier 2020, Nextcloud a ensuite dévoilé, pour la première fois également, un paquet OnlyOffice intégré dans le cadre de sa propre suite bureautique haute performance. Cette même année, Nextcloud a dévoilé Nextcloud Office, une une alternative à OnlyOffice encore plus efficace, imaginée avec l’entreprise Collabora Online.

Son avantage ? Contrairement à OnlyOffice, cette suite bureautique fonctionne principalement sur les serveurs de Nextcloud, pour une meilleure protection des données et davantage de contrôle sur les données individuelles pour les particuliers comme pour les professionnels.