Alternatives à Microsoft Access : 3 programmes équivalents gratuits

Le traitement de données constitue l’un des aspects importants de la vie professionnelle. Qu’il s’agisse d’un registre de clients, d’un répertoire privé, de la comptabilité ou d’un inventaire, nos données sont en plus digitalisées, et il est essentiel de les organiser et de les gérer de la façon la plus rapide, claire et flexible possible. C’est ce que permet un système de gestion de données, ou DBMS, de l’anglais database management system, conçu pour classer et présenter les données selon des caractéristiques précises (par exemple classer des contacts par code postal, ou un stock en fonction d’un code produit)

Microsoft Access, aussi appelé MS Access, est une DBMS largement répandue. Le programme, utilisé tant par des petites à moyennes entreprises que par des particuliers, est adapté pour un traitement de données à échelle humaine. Il présente un avantage par rapport à d’autres programmes, puisqu’il ne requiert aucune connaissance en programmation. Outre MS Access, il existe d’autres programmes de gestion de données testés et approuvés, qui permettent de travailler de façon similaire. La plupart d’entre eux sont également compatibles avec d’autres systèmes d’exploitation, comme macOS ou GNU/Linux. Certains sont même des alternatives gratuites à Microsoft Access. Nous vous présentons ici trois des meilleures alternatives à Microsoft Accès, disponibles en téléchargement gratuit.

Pourquoi trouver une alternative à Microsoft Access ? Sa popularité laisse en effet à penser qu’il s’agit d’un DBMS sophistiqué. Il présente aussi des avantages certains, puisqu’il est adapté tant aux débutants qu’aux utilisateurs avancés. Toutefois, c’est un programme payant et disponible seulement sous Windows.

Le programme est particulièrement adapté aux débutants en gestion de base de données. Dans la mesure où aucune connaissance en programmation n’est nécessaire, il est facile de créer des bases de données simples grâce à l’interface graphique. La tâche est facilitée par de nombreux assistants et modèles, par exemple pour administrer les contacts, les actifs et les projets. Il est toutefois possible de définir librement les champs et d’adapter les caractéristiques des modèles à des objectifs spécifiques. MS permet donc de créer, modifier et relier facilement des rapports de données et des tableaux. Si l’on souhaite l’utiliser pour créer des applications extensives, il n’échappe toutefois pas à la programmation VBA (de l’anglais Visual Basic for Applications). Là encore, il requiert en général un effort moins important qu’avec d’autres systèmes de gestions de données. Grâce à l’utilisation de macros, il est possible d’automatiser de nombreuses tâches relativement facilement (une programmation « légère » en quelque sorte).

La création et la gestion de suite de données, mais aussi leur analyse, est souvent plus facile qu’avec d’autres systèmes de gestion de bases de données. Grâce à l’aide de nombreuses fonctionnalités d’assistance, il est en effet très simple d’analyser des bases déjà existantes, d’extraire des données selon des modalités spécifiques et de créer des rapports.

L’enregistrement de la base de MS Access sur un seul et même fichier permet de la partager avec d’autres utilisateurs ou de la stocker sur d’autres supports facilement. Si vous souhaitez utiliser la base de données dans un autre DBMS ou ouvrir d’autres fichiers dans MS Access, il est possible d’utiliser différentes interfaces. Outre les différents formats MS Office (comme Excel par exemple), Il est en effet possible d’importer et d’exporter divers formats de fichiers, notamment des bases de données ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL etc.), ainsi que des documents HTML et XML. Il est donc très simple de transférer des fichiers d’un programme à l’autre.

La simplicité du programme a toutefois un prix. Le système de base de données de MS Access est bien moins puissant que celui d’une base de serveur : MS Access est plus adapté à la mise en œuvre de bases de données légères, ne comprenant pas des centaines de milliers d’entrées (pour lesquelles il vaut mieux utiliser un serveur DMBS). Le traitement d’une grande quantité de données est assez long avec MS Access, notamment au niveau du temps de chargement. C’est l’inconvénient d’un système reposant sur un seul et unique fichier, puisqu’à chaque ouverture de la base de données, il faut charger le fichier entier : plus il est long, plus le temps d’attente est important. Le programme est également limité en ce qui concerne l’espace de la base de données, puisque le fichier ne peut pas dépasser 2 GB. Toutefois, si l’on n’utilise pas une grande quantité d’images ou d’autres fichiers lourds, cette limite ne devrait en pratique pas poser de problème. La palette de fonctionnalités est aussi considérablement réduite par rapport à un serveur DBMS. De même, le programme présente des manques par rapport à des DBMS basés sur SQL. Tout d’abord, le SQL standard fonctionne avec des concepts d’autorisations très différents de ceux de MS Access. Par ailleurs, le programme de Microsoft présente quelques problèmes de lenteur en cas d’utilisation simultanée par plusieurs personnes : il suffit de quelques utilisateurs seulement pour rendre le programme significativement plus lent, et il atteint ses limites à partir de dix utilisateurs simultanés. MS Access n’est disponible que pour les systèmes fonctionnant sous Windows, et faisait jadis partie de la suite Microsoft Office. Avec le lancement d’une version cloud de la suite Office, il fait maintenant partie de plusieurs packs Microsoft 365. De plus, il est aussi possible d’acheter uniquement le programme. Les utilisateurs qui ont installé une version classique de MS Office sur leur ordinateur Windows (et non la version Cloud d’Microsoft 365) ont de la chance : dans la mesure où Microsoft n’a apporté aucun changement majeur au programme depuis longtemps, à part la version récente de 2016, les versions 2010 et 2013 sont parfaitement adaptées à un traitement de base de données classique.

En tant que DBMS de bureau, Microsoft Access n’offre évidemment pas les mêmes opportunités qu’un système de gestion de bases de données fonctionnant avec un serveur. Mais MS Access ne cherche pas à concurrencer ce type de programme, d’abord parce que les DBMS pour serveurs correspondent à une gamme bien spécifique de produits sur l’échelle des systèmes de gestion de bases de données, et s’adressent à un public différent, puisque l’installation et l’utilisation, de même que le serveur connecté, requièrent une maitrise de SQL. Par ailleurs, Microsoft propose également sa propre version de système de gestion de base de données sur serveur, avec MS SQL Server : MS Access est donc conçu comme un outil destiné à des utilisateurs moins chevronnés.
Pour trouver une alternative à MS Access, il est nécessaire de comparer le programme à d’autres DBMS de bureau. FileMaker est l’un des programmes alternatifs les plus utilisés, fonctionnant sous Windows, macOS et même iOS. Filemaker est toutefois payant ; il ne s’agit donc pas d’une alternative gratuite à MS Access. Nous vous présentons ici trois programmes non seulement gratuits, mais qui peuvent également être utilisés sans connaissance en SQL. C’est ce qui les distingue de systèmes open-source tels que MySQL, MariaDB ou PostgreSQL. Tout comme MS Access, ces logiciels ne sont pas conçus pour être utilisés avec un large volume de données, car la base de données n’est également stockée sur un seul et même fichier.

En fin de compte, il n’existe pour la gestion de bases de données qu’une seule réelle alternative gratuite à Microsoft Access, qui offre quasiment les mêmes possibilités : LibreOffice/OpenOffice Base. Comparé à MS Access, il faut toutefois prendre en compte un certain nombre de limitations, en particulier en ce qui concerne les possibilités de recherche dans la base de données, et la diversité des fonctionnalités d’une manière générale. Par ailleurs, MS Access est un programme comparativement stable et fiable, qui ne plante et ne nécessite des réparations que très rarement.

Glom, et dans une certaine mesure Kexi, sont plus tournés vers une approche de base de données frontend, qui requiert en outre l’installation d’un système de gestion de données avec lequel coopérer. Ceci est utile dans la mesure où cela permet de résoudre des problèmes propres à un système gestion des bases de données de bureau classique, et procure un outil stable et adapté au travail en équipe. Toutefois, ces deux programmes présentent des fonctionnalités et des possibilités si réduites qu’ils sont plus adaptés à un nombre réduit de tâches.

MS Access présente, entre autres, un avantage certain par rapport aux systèmes de gestion de données gratuits et basés sur un fichier : il a fait l’objet d’une longue période de développement en raison de son appartenance passée à la suite Office. Même si seulement peu de fonctionnalités ont été ajoutées dans les versions récentes, le programme a été largement amélioré et débarrassé des erreurs depuis son lancement au début des années 90. FileMaker, également payant, est le seul système de bureau pour la gestion de données qui a bénéficié d’une période de développement plus longue. Pour les utilisateurs recherchant un DBMS de bureau parvenu à maturité et présentant de nombreuses fonctionnalités, il est intéressant d’investir dans un programme tel que MS Access (ou FileMaker pour les utilisateurs de MacOS).

Toutefois, en fonctions de vos besoins et de votre système d’exploitation, les programmes présentés ci-dessus peuvent être parfaitement adaptés. Parmi les alternatives gratuites à Microsoft Access, c’est Base, de LibreOffice et OpenOffice qui propose la plus vaste gamme de fonctionnalités, suivie par Kexi. À l’inverse, en raison de sa mise en page réduite, Glom présente l’interface la plus claire et constitue le programme le plus simple à utiliser. Par ailleurs, le fait que le programme soit compatible avec d’autres systèmes de gestion ou qu’il présente une fonctionnalité complète pour un travail en équipe peut être décisif dans le choix final. Notre aperçu récapitule les caractéristiques des trois systèmes de gestion de bases de données présentés ici.