RPA : automatiser les processus métiers pour plus d’efficacité

Le Robotic Process Automation, aide les entreprises à rendre les processus métiers basés sur logiciels plus efficaces. Les robots permettent d’effectuer des tâches manuelles de manière entièrement automatisée. Par exemple, cela recouvre certains processus tels que les résiliations de contrat et les processus de commande.

Robotic Process Automation : ce qui se cache derrière cette technologie

Le Robotic Process Automation est abrégé par RPA et peut se traduire par « automatisation robotisée des processus ». Cette technologie permet le traitement automatisé des processus métiers par l’utilisation de robots logiciels.

Dans ce domaine de l’automatisation, les robots utilisés copient les étapes de travail manuelles et répétitives des personnes, qui sont souvent très fastidieuses et sujettes aux erreurs. Cela inclut notamment la saisie ou le transfert de données dans le back-office.

Des bots ou des robots logiciels sont pour cela utilisés. Ils peuvent accéder aux composants du système et les utiliser via des interfaces, mais ils ont également la capacité de contrôler des logiciels applicatifs. Les robots endossent ainsi des activités de type humain dans un paysage de processus.

Par conséquent, le RPA optimise non seulement les interactions humaines au niveau de l’interface utilisateur des systèmes logiciels, mais numérise également progressivement ces chemins d’interaction. En pratique, des tâches individuelles ou même des processus complets sont enregistrés et convertis en scripts logiciels individuels ou en chaînes de scripts entières.

La technologie combine différentes interfaces, telles que les API, et les interactions avec l’interface utilisateur existante pour exécuter les applications récurrentes.

Les scripts peuvent être déployés dans des longueurs ou durées d’exécution différentes. Le fichier d’exécution correspondant est appelé bot, ce qui a contribué à nommer cette technologie « Robotic Process Automation ».

Robotic Process Automation et l’IA sont deux domaines différents

Le RPA est toujours mis sur le même plan que l’intelligence artificielle (IA) ou confondue avec elle par erreur. Cependant, les deux technologies sont fondamentalement différentes et, au mieux, se complètent. La différence réside dans le domaine d’application respectif et dans la mise en œuvre pratique :

• L’IA est alimentée par des données.
• Le RPA est pilotée par un processus.

Les bots RPA suivent les routines définies par les équipes en charge de la programmation. L’intelligence artificielle, en revanche, s’appuie sur les données existantes pour restructurer les modèles de données existants ou reconnaître des motifs récurrents dans les ensembles de données non structurés et en tirer des enseignements, par exemple par l’apprentissage automatique.

L’association duRobotic Process Automation et de l’IA apporte plusieurs avantages, car l’automatisation des tâches au sein des routines RPA peut être approfondie grâce à l’utilisation de l’IA, et des activités plus complexes sont également possibles. De même, l’IA est soutenue par le travail des bots, par exemple en évitant une implémentation manuelle.

Le RPA est déclenché de manière autonome lors de l’exécution des applications, ce qui permet aux activités de se dérouler indépendamment sur tous les systèmes logiciels.

Avantages du RPA : les processus manuels gagnent en efficacité

L’automatisation robotisée des processus est principalement utilisée pour optimiser les processus existants et les rendre plus rentables et plus efficaces sur le long terme. Cette technologie vise à regrouper les processus gourmands en ressources dans le back-office par l’exécution de bots basée sur des règles, libérant ainsi des ressources pour les allouer à des projets et activités plus complexes.

Cela permet d’améliorer le retour sur investissement à long terme et d’accélérer la numérisation dans les entreprises qui mettent en œuvre des processus de RPA. Autre conséquence de l’augmentation du degré d’automatisation : la charge de travail des équipes est réduite.

Cela permet non seulement aux employés d’améliorer leur productivité, car ils peuvent effectuer des tâches à meilleure valeur ajoutée, mais augmente également progressivement leur satisfaction. De plus, des tâches plus complexes peuvent être attribuées aux employés, comme celles qui nécessitent impérativement une intervention humaine.

Les avantages du RPA produisent des effets externes et internes à l’entreprise

• Faible effort de programmation: la mise en œuvre du RPA n’implique pas l’intervention d’une équipe de développement. Les fonctions de glisser-déposer facilitent la configuration du logiciel, même pour les employés moins expérimentés sur le plan technique.
• Taux d’erreurs réduits: les bots s’appuient sur des scripts pour accomplir des activités répétitives dans les systèmes. Les sources d’erreurs humaines sont ainsi éliminées à long terme. Les tâches qui nécessitent un niveau élevé de précision, notamment dans le domaine de la compliance, sont particulièrement adaptées à l’utilisation du RPA.
• Meilleures possibilités de contrôle: le RPA permet de mettre en place une surveillance et des audits standardisés, de sorte que les scripts peuvent être optimisés progressivement sans gros effort supplémentaire.
• Fonctionnalité équivalente: l’utilisation du RPA ne nécessite pas de systèmes supplémentaires, de sorte que l’intégration d’une API n’est pas obligatoire. Les bots fonctionnant sur la couche de présentation des systèmes existants, les processus en place ne sont pas affectés.
• Amélioration de la satisfaction client: les bots ne sont pas liés à des heures de service et peuvent ainsi traiter les demandes des clients même à des moments inhabituels. Cela permet aux entreprises de travailler 24 heures sur 24 pour améliorer la satisfaction client.
• Augmentation de la satisfaction des employés: en éliminant les tâches hautement répétitives, le personnel peut se concentrer sur d’autres tâches plus intéressantes et plus complexes ; ce transfert de tâches contribue également à valoriser le travail et donc à renforcer la satisfaction des effectifs.

Les entreprises qui prévoient de se lancer dans l’automatisation robotisée des processus doivent d’abord répondre à un certain nombre d’exigences de base. En effet, cette technologie ne peut véritablement enclencher une élévation tangible de l’efficacité que si des données de haute qualité sont disponibles et si un engagement clair en faveur d’une bonne gestion des données existe et est tenu.

Exemples de Robotic Process Automation

Les activités de RPA sont particulièrement adaptées à la reproduction des processus normalisés pour les tâches quotidiennes. Il s’agit notamment d’applications utilisées quotidiennement par la majorité des entreprises de vente au détail et de services. Des exemples pratiques sont par exemple :

• Tous les types de processus de commande
• Le traitement des demandes des clients
• La création de documents
• La comptabilité salariale et la gestion générale des données dans les unités organisationnelles

Le RPA offre d’énormes avantages, en particulier en ce qui concerne la relation client. C’est donc l’un des domaines où cette technologie est la plus souvent utilisée. Cela est également dû aux attentes accrues de nombreux clients, pour lesquels le traitement de leurs demandes doit être rapide, voire immédiat.

Les conséquences positives de l’automatisation sont directement visibles grâce à des temps de réponse plus rapides dans le traitement des demandes des clients et à une marge d’erreur réduite lors du traitement des courriers ou des emails entrants des clients.

L’utilisation du RPA apporte également un gain de coûts, car la diminution du taux d’erreurs se traduit par la disparition des cycles de traitement post-opératoire. L’augmentation de la satisfaction des clients a également un impact positif sur la fidélisation clients.

Saisies de formulaire automatisées

L’un des processus normalisés de la relation client nécessitant également beaucoup d’efforts manuels touche par exemple à la résiliation d’un contrat. Cette procédure peut être automatisée par le RPA, de sorte que l’acceptation de la résiliation ainsi que l’examen et l’exécution ultérieurs de la résiliation deviennent automatiques.

Les formulaires standard pour la confirmation de résiliation ne seront plus remplis par les employés, mais seront plutôt envoyés aux bots à l’avenir. Tous les formulaires requis peuvent être modifiés ici.

Traiter les commandes automatiquement

Une commande s’accompagne de la création de toute une série de documents appartenant à un groupe normalisé de documents. Normalement, il s’agit de la confirmation de commande suivie d’une demande de paiement. Le bon de livraison est alors créé et imprimé, et une facture est ensuite envoyée au client.

Le processus de confirmation de commande est un bon candidat pour le RPA, car la séquence de processus des documents à créer et les données requises sont standardisées et peuvent donc être préparées sous forme de script afin d’être consultées à plusieurs reprises.

En résumé : le RPA est utile pour les entreprises qui disposent d’une solide gestion des données

Le Robotic Process Automation peut améliorer les processus tels que la communication avec les clients, ce qui peut ensuite se répercuter positivement sur la satisfaction des clients et la rentabilité. La satisfaction et la rétention des employés sont également un facteur concurrentiel important pour de nombreuses entreprises. En soustrayant les activités manuelles et chronophages des employés et en proposant des tâches plus complexes et plus passionnantes, vous avez les bonnes cartes en main pour mettre en place un environnement de travail positif et renforcer la motivation de vos employés.

Néanmoins, le RPA ne résout pas tous les problèmes. Des exigences de base telles que la qualité des données et la sensibilisation au sujet de la gestion des données doivent être satisfaites afin de permettre une utilisation efficace et efficiente de l’automatisation.