Dans Dropbox, vous pouvez trouver des Logs, sortes de fichiers journaux en lien avec dif­fé­rents évè­ne­ments et activités. Il peut s’agir, par exemple, de fichiers journaux relatifs aux évè­ne­ments, aux activités, aux appareils connectés, aux types de na­vi­ga­teurs utilisés et aux activités d’équipe. Les Dropbox Logs ré­per­to­rient toutes les données per­ti­nentes en matière d’heures et de types d’accès, ainsi que de mo­di­fi­ca­tions et de données uti­li­sa­teur, et peuvent être par­ti­cu­liè­re­ment pratiques pour des questions d’or­ga­ni­sa­tion et de sécurité.

Dropbox Logs : qu’est-ce que c’est ?

Dropbox et ses al­ter­na­tives, comme Google Drive et iCloud, comptent parmi les four­nis­seurs les plus po­pu­laires en matière de stockage dans le Cloud et d’hé­ber­ge­ment de fichiers dans le monde entier. Ce service propose à ses uti­li­sa­teurs un espace de stockage dans le Cloud de 2 Go, et ce, à titre gratuit. Il constitue en outre une al­ter­na­tive pratique à FTP, car il vous permet d’envoyer jusqu’à 100 Mo en passant par Dropbox Transfer. Dans le cadre de ses offres payantes, Dropbox offre une plus grande mémoire et davantage de fonc­tion­na­li­tés.

Étant donné que les services Cloud sont toujours liés à la pro­tec­tion des données, à la sécurité du Cloud et au contrôle des accès, Dropbox met à votre dis­po­si­tion des rapports au­to­ma­tiques sous forme de fichiers journaux Dropbox. Ceux-ci per­met­tent de do­cu­men­ter les mo­di­fi­ca­tions apportées aux fichiers, les évè­ne­ments liés à la sécurité, les nouveaux fichiers té­lé­char­gés, les appareils connectés, etc. Pour les uti­li­sa­teurs in­di­vi­duels utilisant Dropbox en tant que méthode de sau­ve­garde pour leurs fichiers, les Logs servent à iden­ti­fier tout accès suspect. Pour les personnes ayant choisi Dropbox pour tra­vail­ler en équipe ou à d’autres fins pro­fes­sion­nelles, les Logs peuvent s’avérer utiles pour organiser, sur­veil­ler, déléguer et analyser les activités d’une équipe.

Dropbox Logs : comment les trouver ?

Dif­fé­rents fichiers journaux sont générés pour vos activités Dropbox. Découvrez avec nous comment trouver et ouvrir ces fichiers journaux. Que vous utilisiez votre or­di­na­teur de bureau ou votre ap­pli­ca­tion mobile, la procédure reste identique.

Logs pour les évè­ne­ments (« events »)

Les fichiers journaux pour les évè­ne­ments éta­blis­sent une liste de toutes les activités en rapport avec le compte Dropbox concerné. Découvrez ci-dessous les étapes à suivre pour trouver les fichiers journaux de vos évè­ne­ments :

Étape 1: ouvrez le lien dropbox.com/events et connectez-vous.

Étape 2: dans le menu « Évé­ne­ments », vous pouvez main­te­nant consulter la liste de toutes vos activités. Sur le côté droit de l’écran, cherchez le champ de menu « Tous les évè­ne­ments » ; juste en dessous, un menu « Ca­len­drier » vous permet d’effectuer une recherche d’évè­ne­ments ciblée pour une période donnée.

Logs pour les activités

La fonction de journal « Activité » présente une liste de toutes les activités en lien avec les fichiers, dossiers ou projets en­re­gis­trés sur votre compte Dropbox, avec notamment des in­for­ma­tions et des options relatives aux activités suivantes :

  • Ajouter
  • Modifier
  • Déplacer
  • Renommer
  • Restaurer (la version pré­cé­dente) Pour accéder à ces activités, il vous suffit de procéder comme suit :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox.

Étape 2 : dans le menu de démarrage, l’option « Activité » se trouve en bas à droite. Cliquez sur celle-ci.

Étape 3 : dans le volet d’in­for­ma­tions de l’option « Activité », cliquez sur « Filtre ». Vous ob­tien­drez ainsi des in­for­ma­tions sur les activités en­re­gis­trées. Vous pouvez utiliser cette fonction pour des dossiers, mais également pour les fichiers et les projets que vous sé­lec­tion­nez.

Étape 4 : si vous avez activé l’option per­met­tant d’afficher des in­for­ma­tions sur l’ob­ser­va­teur pour le fichier en question, l’aperçu du fichier vous permet de savoir en temps réel quels uti­li­sa­teurs avec un accès en lecture ou en mo­di­fi­ca­tion con­sul­tent ou ouvrent un fichier partagé.

Les in­for­ma­tions affichées sur ces activités ne sont pas ap­pli­cables aux fichiers té­lé­char­gés depuis Dropbox et modifiés en externe.

Logs pour les appareils connectés

Les Logs des appareils et na­vi­ga­teurs connectés ou en­re­gis­trés sont par­ti­cu­liè­re­ment utiles pour la sécurité de votre compte Dropbox. Vous pouvez en effet vérifier si seuls les appareils reconnus et bé­né­fi­ciant des au­to­ri­sa­tions d’accès né­ces­saires sont affichés. Ces Logs se trouvent dans les pa­ra­mètres de votre profil, sous la rubrique « Sécurité ». Ils sont répartis en dif­fé­rentes ca­té­go­ries :

  • Na­vi­ga­teurs Web : in­for­ma­tions sur le type de na­vi­ga­teur, le lieu et l’heure de connexion, ainsi que l’adresse IP
  • Appareils / appareils mobiles associés à Paper : in­for­ma­tions sur le nom de l’appareil, le lieu et l’heure de connexion
  • Contacts de l’appareil mobile : in­for­ma­tions sur les contacts importés à partir des appareils mobiles associés Pour accéder à ces in­for­ma­tions, il vous suffit de procéder comme suit :

Étape 1 : commencez par vous connecter à votre compte, et cliquez sur votre photo de profil (en haut à droite), puis accédez à l’option « Pa­ra­mètres ».

Étape 2 : dans le menu « Pa­ra­mètres », cliquez sur l’onglet « Sécurité ».

Étape 3 : le menu « Sécurité » contient des in­for­ma­tions sur les na­vi­ga­teurs Web en­re­gis­trés et les appareils connectés à votre compte Dropbox, les appareils associés à Paper et les contacts importés depuis les appareils mobiles concernés.

Étape 4 : en cas d’ap­pa­ri­tion d’appareils, de na­vi­ga­teurs ou de contacts inconnus, vérifiez si des mo­di­fi­ca­tions ont déjà été apportées aux fichiers en question.

Dropbox Logs avec un compte Business (dans le tableau de bord ana­ly­tique)

Avec un compte Dropbox Business, vous pouvez profiter d’un tableau de bord ana­ly­tique dédié. Celui-ci vous donne accès à des in­for­ma­tions utiles et claires sur les activités (passées comme présentes) de votre équipe, mais aussi à des rac­cour­cis vers les prin­ci­pales fonctions d’ad­mi­nis­tra­tion. Vous pouvez également effectuer des re­cherches pour des membres spé­ci­fiques, en utilisant leur nom et leur adresse email, et vi­sua­li­ser le nombre de membres à un moment donné, les in­vi­ta­tions, les licences et les membres récemment ajoutés. Vous disposez aussi d’une vue d’ensemble sur l’étendue des activités de votre équipe. Celle-ci comprend notamment des détails sur :

  • Les fichiers et dossiers partagés des membres en attente et des membres ajoutés
  • Les fichiers et dossiers partagés des membres supprimés
  • Les dossiers actifs et archivés des dif­fé­rents membres de l’équipe Pour accéder à ce tableau de bord ana­ly­tique, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’ad­mi­nis­tra­teur.

Étape 2 : dans le menu de gauche, accédez à la rubrique « Console d’ad­mi­nis­tra­tion ».

Étape 3 : sous « Activité », vous avez désormais accès aux in­for­ma­tions suivantes :

  • Membres actifs
  • Espace de stockage
  • Liens créés
  • Dossiers partagés actifs
  • Appareils actifs
  • Chiffres per­ti­nents Vous pouvez également profiter des fonctions ci-dessous depuis la console d’ad­mi­nis­tra­tion :
  • Re­cher­cher des membres de l’équipe
  • Accéder aux sta­tis­tiques de votre équipe
  • Inviter de nouveaux uti­li­sa­teurs
  • Envoyer un rappel pour les in­vi­ta­tions
  • Ajouter des licences
  • Consulter les données d’uti­li­sa­tion pour une personne donnée
  • Connaître l’intensité des activités de l’équipe
  • Afficher le message d’aver­tis­se­ment relatif à la sécurité
  • Voir les pages externes Les in­for­ma­tions dont vous bé­né­fi­ciez grâce à la console d’ad­mi­nis­tra­tion com­pren­nent les activités de votre équipe sur les 28 derniers jours. L’ajout, la mo­di­fi­ca­tion, l’affichage et le partage de fichiers comptent parmi les activités do­cu­men­tées. Vous pouvez également profiter d’in­for­ma­tions sur l’espace de stockage utilisé et sur les liens et les dossiers partagés avec deux membres au moins. Pour effectuer une recherche ciblée, n’hésitez pas à filtrer ces in­for­ma­tions en utilisant des critères tels que des périodes, des membres, des fichiers ou des activités. Pour ce faire, accédez à « Activité », puis cliquez sur « Ajouter une activité ».

Rapports d’activité Dropbox pour les ad­mi­nis­tra­teurs

Dropbox donne aux ad­mi­nis­tra­teurs la pos­si­bi­lité de créer des rapports d’activité et de les exporter. Pour y parvenir, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’ad­mi­nis­tra­teur.

Étape 2 : accédez à la rubrique « Console d’ad­mi­nis­tra­tion » et sé­lec­tion­nez « Activité ».

Étape 3 : utilisez les critères cor­res­pon­dants pour filtrer les données que vous souhaitez obtenir.

Étape 4 : exportez le rapport sur les fichiers journaux en cliquant sur « Créer un rapport ».

Les rapports de Logs s’en­re­gistrent lo­ca­le­ment sous forme de fichiers CSV. Pour les trouver, accédez au dossier « Rapports pour Dropbox Business ». Une con­fir­ma­tion vous est envoyée par email sitôt que le rapport est dis­po­nible. En fonction des critères utilisés pour filtrer, le rapport peut contenir des in­for­ma­tions sur les éléments suivants :

  • La date et l’heure des activités
  • Le nom des uti­li­sa­teurs ayant réalisé une action
  • Des détails sur l’activité do­cu­men­tée
  • Le lieu associé à un accès et à une adresse IP
  • Les ap­pli­ca­tions utilisées et les com­men­taires
  • Les iden­ti­fiants et les mots de passe utilisés
  • Les demandes relatives à des fichiers
  • Les groupes, les membres et les dossiers de votre équipe, ses règles et ses profils

Dropbox Business : activités en lien avec les fichiers partagés

Les ad­mi­nis­tra­teurs peuvent également profiter d’une fonction liée aux Logs des fichiers partagés. Vous pouvez donc accéder à des in­for­ma­tions sur les activités de partage et les fichiers que les membres s’échangent au sein de l’en­tre­prise, voire en dehors. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour accéder à ces Logs :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’ad­mi­nis­tra­teur.

Étape 2 : accédez à « Console d’ad­mi­nis­tra­tion », puis à « Activité », et sé­lec­tion­nez le filtre « Partage ».

Étape 3 : pour consulter les dernières activités de partage des membres, cliquez sur « Uti­li­sa­teurs » dans le menu de gauche, puis sur le nom du membre qui vous intéresse dans la liste.

Étape 4 : pour afficher toutes les actions liées à une équipe spé­ci­fique, choi­sis­sez l’option « Créer un rapport complet ». Celui-ci vous ren­seig­nera sur toutes les actions en lien avec les activités de partage des membres concernés.

Les activités de partage do­cu­men­tées par Dropbox peuvent cor­res­pondre aux éléments suivants :

  • La création d’un dossier partagé
  • Les in­vi­ta­tions à accéder à certains dossiers
  • L’accès à un dossier
  • La sup­pres­sion d’un membre d’un dossier
  • La mo­di­fi­ca­tion des rôles des membres
  • Le transfert de la propriété d’un dossier
  • La sus­pen­sion du partage d’un dossier
  • La mo­di­fi­ca­tion des au­to­ri­sa­tions de partage d’un dossier
  • La mo­di­fi­ca­tion des au­to­ri­sa­tions de partage générales pour un dossier
  • Le transfert d’un dossier partagé d’un compte Dropbox pro­fes­sion­nel vers un autre compte privé

La rubrique « Activité » vous livre également des in­for­ma­tions dé­tail­lées sur les actions relatives aux données et aux liens partagés, aux demandes de fichiers et aux partages associés à Paper.

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