Dropbox Logs : présentation de tous les Dropbox Logs

Dans Dropbox, vous pouvez trouver des Logs, sortes de fichiers journaux en lien avec différents évènements et activités. Il peut s’agir, par exemple, de fichiers journaux relatifs aux évènements, aux activités, aux appareils connectés, aux types de navigateurs utilisés et aux activités d’équipe. Les Dropbox Logs répertorient toutes les données pertinentes en matière d’heures et de types d’accès, ainsi que de modifications et de données utilisateur, et peuvent être particulièrement pratiques pour des questions d’organisation et de sécurité.

Dropbox Logs : qu’est-ce que c’est ?

Dropbox et ses alternatives, comme Google Drive et iCloud, comptent parmi les fournisseurs les plus populaires en matière de stockage dans le Cloud et d’hébergement de fichiers dans le monde entier. Ce service propose à ses utilisateurs un espace de stockage dans le Cloud de 2 Go, et ce, à titre gratuit. Il constitue en outre une alternative pratique à FTP, car il vous permet d’envoyer jusqu’à 100 Mo en passant par Dropbox Transfer. Dans le cadre de ses offres payantes, Dropbox offre une plus grande mémoire et davantage de fonctionnalités.

Étant donné que les services Cloud sont toujours liés à la protection des données, à la sécurité du Cloud et au contrôle des accès, Dropbox met à votre disposition des rapports automatiques sous forme de fichiers journaux Dropbox. Ceux-ci permettent de documenter les modifications apportées aux fichiers, les évènements liés à la sécurité, les nouveaux fichiers téléchargés, les appareils connectés, etc. Pour les utilisateurs individuels utilisant Dropbox en tant que méthode de sauvegarde pour leurs fichiers, les Logs servent à identifier tout accès suspect. Pour les personnes ayant choisi Dropbox pour travailler en équipe ou à d’autres fins professionnelles, les Logs peuvent s’avérer utiles pour organiser, surveiller, déléguer et analyser les activités d’une équipe.

Dropbox Logs : comment les trouver ?

Différents fichiers journaux sont générés pour vos activités Dropbox. Découvrez avec nous comment trouver et ouvrir ces fichiers journaux. Que vous utilisiez votre ordinateur de bureau ou votre application mobile, la procédure reste identique.

Logs pour les évènements (« events »)

Les fichiers journaux pour les évènements établissent une liste de toutes les activités en rapport avec le compte Dropbox concerné. Découvrez ci-dessous les étapes à suivre pour trouver les fichiers journaux de vos évènements :

Étape 1: ouvrez le lien dropbox.com/events et connectez-vous.

Étape 2: dans le menu « Événements », vous pouvez maintenant consulter la liste de toutes vos activités. Sur le côté droit de l’écran, cherchez le champ de menu « Tous les évènements » ; juste en dessous, un menu « Calendrier » vous permet d’effectuer une recherche d’évènements ciblée pour une période donnée.

Logs pour les activités

La fonction de journal « Activité » présente une liste de toutes les activités en lien avec les fichiers, dossiers ou projets enregistrés sur votre compte Dropbox, avec notamment des informations et des options relatives aux activités suivantes :

• Ajouter
• Modifier
• Déplacer
• Renommer
• Restaurer (la version précédente) Pour accéder à ces activités, il vous suffit de procéder comme suit :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox.

Étape 2 : dans le menu de démarrage, l’option « Activité » se trouve en bas à droite. Cliquez sur celle-ci.

Étape 3 : dans le volet d’informations de l’option « Activité », cliquez sur « Filtre ». Vous obtiendrez ainsi des informations sur les activités enregistrées. Vous pouvez utiliser cette fonction pour des dossiers, mais également pour les fichiers et les projets que vous sélectionnez.

Étape 4 : si vous avez activé l’option permettant d’afficher des informations sur l’observateur pour le fichier en question, l’aperçu du fichier vous permet de savoir en temps réel quels utilisateurs avec un accès en lecture ou en modification consultent ou ouvrent un fichier partagé.

Les informations affichées sur ces activités ne sont pas applicables aux fichiers téléchargés depuis Dropbox et modifiés en externe.

Logs pour les appareils connectés

Les Logs des appareils et navigateurs connectés ou enregistrés sont particulièrement utiles pour la sécurité de votre compte Dropbox. Vous pouvez en effet vérifier si seuls les appareils reconnus et bénéficiant des autorisations d’accès nécessaires sont affichés. Ces Logs se trouvent dans les paramètres de votre profil, sous la rubrique « Sécurité ». Ils sont répartis en différentes catégories :

• Navigateurs Web : informations sur le type de navigateur, le lieu et l’heure de connexion, ainsi que l’adresse IP
• Appareils / appareils mobiles associés à Paper : informations sur le nom de l’appareil, le lieu et l’heure de connexion
• Contacts de l’appareil mobile : informations sur les contacts importés à partir des appareils mobiles associés Pour accéder à ces informations, il vous suffit de procéder comme suit :

Étape 1 : commencez par vous connecter à votre compte, et cliquez sur votre photo de profil (en haut à droite), puis accédez à l’option « Paramètres ».

Étape 2 : dans le menu « Paramètres », cliquez sur l’onglet « Sécurité ».

Étape 3 : le menu « Sécurité » contient des informations sur les navigateurs Web enregistrés et les appareils connectés à votre compte Dropbox, les appareils associés à Paper et les contacts importés depuis les appareils mobiles concernés.

Étape 4 : en cas d’apparition d’appareils, de navigateurs ou de contacts inconnus, vérifiez si des modifications ont déjà été apportées aux fichiers en question.

Dropbox Logs avec un compte Business (dans le tableau de bord analytique)

Avec un compte Dropbox Business, vous pouvez profiter d’un tableau de bord analytique dédié. Celui-ci vous donne accès à des informations utiles et claires sur les activités (passées comme présentes) de votre équipe, mais aussi à des raccourcis vers les principales fonctions d’administration. Vous pouvez également effectuer des recherches pour des membres spécifiques, en utilisant leur nom et leur adresse email, et visualiser le nombre de membres à un moment donné, les invitations, les licences et les membres récemment ajoutés. Vous disposez aussi d’une vue d’ensemble sur l’étendue des activités de votre équipe. Celle-ci comprend notamment des détails sur :

• Les fichiers et dossiers partagés des membres en attente et des membres ajoutés
• Les fichiers et dossiers partagés des membres supprimés
• Les dossiers actifs et archivés des différents membres de l’équipe Pour accéder à ce tableau de bord analytique, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’administrateur.

Étape 2 : dans le menu de gauche, accédez à la rubrique « Console d’administration ».

Étape 3 : sous « Activité », vous avez désormais accès aux informations suivantes :

• Membres actifs
• Espace de stockage
• Liens créés
• Dossiers partagés actifs
• Appareils actifs
• Chiffres pertinents Vous pouvez également profiter des fonctions ci-dessous depuis la console d’administration :
• Rechercher des membres de l’équipe
• Accéder aux statistiques de votre équipe
• Inviter de nouveaux utilisateurs
• Envoyer un rappel pour les invitations
• Ajouter des licences
• Consulter les données d’utilisation pour une personne donnée
• Connaître l’intensité des activités de l’équipe
• Afficher le message d’avertissement relatif à la sécurité
• Voir les pages externes Les informations dont vous bénéficiez grâce à la console d’administration comprennent les activités de votre équipe sur les 28 derniers jours. L’ajout, la modification, l’affichage et le partage de fichiers comptent parmi les activités documentées. Vous pouvez également profiter d’informations sur l’espace de stockage utilisé et sur les liens et les dossiers partagés avec deux membres au moins. Pour effectuer une recherche ciblée, n’hésitez pas à filtrer ces informations en utilisant des critères tels que des périodes, des membres, des fichiers ou des activités. Pour ce faire, accédez à « Activité », puis cliquez sur « Ajouter une activité ».

Rapports d’activité Dropbox pour les administrateurs

Dropbox donne aux administrateurs la possibilité de créer des rapports d’activité et de les exporter. Pour y parvenir, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’administrateur.

Étape 2 : accédez à la rubrique « Console d’administration » et sélectionnez « Activité ».

Étape 3 : utilisez les critères correspondants pour filtrer les données que vous souhaitez obtenir.

Étape 4 : exportez le rapport sur les fichiers journaux en cliquant sur « Créer un rapport ».

Les rapports de Logs s’enregistrent localement sous forme de fichiers CSV. Pour les trouver, accédez au dossier « Rapports pour Dropbox Business ». Une confirmation vous est envoyée par email sitôt que le rapport est disponible. En fonction des critères utilisés pour filtrer, le rapport peut contenir des informations sur les éléments suivants :

• La date et l’heure des activités
• Le nom des utilisateurs ayant réalisé une action
• Des détails sur l’activité documentée
• Le lieu associé à un accès et à une adresse IP
• Les applications utilisées et les commentaires
• Les identifiants et les mots de passe utilisés
• Les demandes relatives à des fichiers
• Les groupes, les membres et les dossiers de votre équipe, ses règles et ses profils

Dropbox Business : activités en lien avec les fichiers partagés

Les administrateurs peuvent également profiter d’une fonction liée aux Logs des fichiers partagés. Vous pouvez donc accéder à des informations sur les activités de partage et les fichiers que les membres s’échangent au sein de l’entreprise, voire en dehors. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour accéder à ces Logs :

Étape 1 : connectez-vous à votre compte Dropbox en tant qu’administrateur.

Étape 2 : accédez à « Console d’administration », puis à « Activité », et sélectionnez le filtre « Partage ».

Étape 3 : pour consulter les dernières activités de partage des membres, cliquez sur « Utilisateurs » dans le menu de gauche, puis sur le nom du membre qui vous intéresse dans la liste.

Étape 4 : pour afficher toutes les actions liées à une équipe spécifique, choisissez l’option « Créer un rapport complet ». Celui-ci vous renseignera sur toutes les actions en lien avec les activités de partage des membres concernés.

Les activités de partage documentées par Dropbox peuvent correspondre aux éléments suivants :

• La création d’un dossier partagé
• Les invitations à accéder à certains dossiers
• L’accès à un dossier
• La suppression d’un membre d’un dossier
• La modification des rôles des membres
• Le transfert de la propriété d’un dossier
• La suspension du partage d’un dossier
• La modification des autorisations de partage d’un dossier
• La modification des autorisations de partage générales pour un dossier
• Le transfert d’un dossier partagé d’un compte Dropbox professionnel vers un autre compte privé

La rubrique « Activité » vous livre également des informations détaillées sur les actions relatives aux données et aux liens partagés, aux demandes de fichiers et aux partages associés à Paper.