Comment rédiger un mail en anglais ?
L'équipe éditoriale IONOS7 mins
Pour beaucoup d’entre nous, l’anglais fait partie du quotidien professionnel. Si, à l’oral, les petites erreurs et approximations se remarquent à peine, ce n’est pas le cas à l’écrit. Découvrez dans cet article ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous rédigez un mail en anglais, les formules d’appel et de politesse à utiliser et un exemple de mail en anglais.
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Les bases d’un mail en anglais
Tout d’abord, les messageries électroniques fonctionnent de la même manière partout dans le monde. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’appliquer des règles structurelles particulières lorsque vous écrivez un message en anglais. En plus du champ pour le ou les destinataires, vous avez la possibilité d’ajouter des personnes en CC ou Cci. Il vous suffit ensuite de rédiger un objet pertinent et le contenu du mail.
L’objet et le contenu en anglais suivent les mêmes règles et étiquettes qu’en français. Dans la ligne « Objet », privilégiez un titre court et concis résumant le contenu de votre message, puis rédigez le corps du mail en incluant des formules d’appel et de politesse appropriées, ainsi qu’une formulation compréhensible de votre demande.
Choisir la bonne formule d’appel
Pour la formule d’appel, il existe la même distinction qu’en français entre le registre formel (professionnel) et informel (privé). Si vous connaissez bien le destinataire du message, une formule d’appel informelle peut également être utilisée dans un contexte professionnel, mais opter pour une formule formelle permet de minimiser les risques. Il existe plusieurs façons de commencer un mail en anglais :
| Formule d’appel | Explication |
|---|---|
| Dear Sir or Madam | Anglais britannique, pour un destinataire inconnu, correspond au « Madame, Monsieur » français. |
| Dear Ladies and Gentlemen | Anglais américain, pour un destinataire inconnu, correspond au « Madame, Monsieur » français. |
| To whom it may concern | Traduction libre : « À qui de droit », très formel et utilisé, à l’heure actuelle, uniquement pour s’adresser aux autorités. |
| Dear Mr / Mrs / Ms | Pour un destinataire connu, correspond à « Cher/Chère Monsieur/Madame »Attention : « Ms » est la forme privilégiée pour s’adresser aux femmes aussi bien mariées que célibataires. La forme « Mrs » est réservée aux femmes mariées. |
| Dear Sir / Sirs / Madam | Anglais britannique pour (plusieurs) destinataire(s) masculin(s) ou féminin(s), formel |
| Dear Gentlemen / Ladies | Anglais américain pour (plusieurs) destinataire(s) masculin(s) ou féminin(s), formel |
| Hi / Hello | Formule d’appel informelle en cas de contact personnel. |
Indépendamment de la langue, vous pouvez également adresser vos salutations directement à votre interlocuteur. En particulier en Amérique, le contact devient très vite personnel et une salutation formelle avec nom de famille peut vite devenir un « Hi David ». Dans ce cas, optez également pour une formule d’appel également plus directe (et moins formelle).
Comment bien finir un mail en anglais ?
Le corps du message est généralement suivi d’une phrase de conclusion, un résumé et/ou un appel à l’action, une formule qui demande une réponse dans un court délai. Pour finir, une formule de politesse est intégrée. Il existe également différentes formules de politesse en fonction du destinataire et de la relation à celui-ci :
| Formule de politesse | Explication |
|---|---|
| Yours faithfully | Pour un destinataire inconnu, équivalent de « Cordialement » |
| Yours sincerely, | Pour un destinataire connu, équivalent de « Cordialement » |
| Kind regards | Version informelle de « Cordialement » |
| Best regards | Poli, mais déjà plus personnel, proche de « Meilleures salutations »On peut également utiliser « Regards » seul, mais il s’agit d’une formulation beaucoup plus formelle. |
| Best wishes | Plutôt dans un contexte privé, plus informel que « Best regards », pourrait se traduire par « Tout le meilleur ». |
| All the best | Signification similaire à « Best wishes », utilisé uniquement dans les mails informels/privés. |
| Yours | Peut se traduire par « Bien à vous/à toi », s’utilise uniquement dans les mails privés. |
Pour les formules de politesse, les Britanniques sont également plus formels que leurs collègues américains. En anglais américain, la distinction entre destinataire connu/inconnu n’est pas prise très au sérieux. Autre différence : en anglais britannique, la formule de politesse n’est pas suivie d’une virgule contrairement à l’anglais américain.
Abréviations anglaises dans les mails
Depuis quelques années, dans certains secteurs, les abréviations se sont multipliées dans les mails et la plupart sont d’origine anglaise. Une raison de plus d’expliciter les abréviations les plus courantes :
| Abréviations | Explication |
|---|---|
| FYI | « For your information » qui signifie « Pour votre information ». |
| TBD / TBA | « To Be Discussed »/« To Be Advised » qui signifie « À discuter »/« À déterminer ». |
| ASAP | « As Soon As Possible » qui signifie « Aussi vite que possible ». |
| RSVP | Celle-ci vient du français et signifie « répondez s’il vous plaît ». |
| TIA | « Thanks In Advance » qui signifie « Merci d’avance ». |
| PFA | « Please Find Attached » qui signifie « Veuillez trouver en pièce jointe ». |
| RE | « Reply » qui signifie « Réponse » (à l’e-mail précédent). |
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Dates et heures : les pièges à éviter
La façon d’écrire les dates et les horaires en anglais mène souvent à des confusions lors de la rédaction de mails en anglais.
Pour vous faciliter la tâche pour les horaires et éviter les confusions, optez pour une notation numérique : les notations 13:45 et 20:15 sont également comprises en Grande-Bretagne et sur le continent américain.
Il est cependant d’usage d’utiliser les expressions « am » et « pm ». « am » vient du latin « ante meridiem », qui signifie « avant midi », et « pm » signifie « post meridiem », donc « après-midi ». Dans ce cas de figure, les heures ne sont comptées que jusqu’à 12. Pour préciser s’il s’agit du matin ou de l’après-midi, la mention « am » ou « pm » est apposée derrière l’heure : par exemple, on écrira 4 pm pour 16 h (4 heures de l’après-midi). Il n’y a pas de consensus sur la nécessité d’un espace entre le chiffre et l’abréviation.
Pour la date, il existe des différences entre le format américain et le format britannique. En Grande-Bretagne, la date s’écrit comme en France, « 24 December 2021 » ou « 24th of December 2021 » ou bien encore « 24/12/2021 ». En anglais américain, les mois et les jours sont inversés : « December 24, 2021 » Il est particulièrement important d’avoir cette différence en tête lorsque vous utilisez le format de date numérique, afin d’éviter tout malentendu : « 4/12/2021 » peut être à la fois le 4 décembre ou le 12 avril 2021.
Exemple de mail en anglais
Voici un exemple de mail en anglais avec formule de politesse et d’appel qui contient tous les éléments importants, une bonne structure et peut vous donner une idée du bon usage des formulations :
Dear Mr. Jones,
Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?
I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.
Best regards,
Lisa Smith
