Les meilleures formules de politesse en fin de mail
L'équipe éditoriale IONOS9 mins
Du « Cordialement » au « Sincères salutations » : la fin d’un email est au moins aussi importante que son introduction, même si elle est souvent négligée. Pourtant, les derniers mots d’un échange par écrit sont une occasion unique de prouver son professionnalisme tout en soignant sa relation (commerciale) avec le destinataire. Nous passons en revue les formules de politesse pour email courantes et vous expliquons quand utiliser une formule précise et ce qu’il faut éviter en conclusion d’un email.
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Les formules de politesse classiques pour un email
| Formule de politesse | Effet/signification |
|---|---|
| Sincères salutations / Cordiales salutations | toujours bienvenu, surtout lors de la première prise de contact ; conventionnel, poli, mais également formel ou neutre |
| Salutations respectueuses | d’utilisation courante et un peu plus respectueuse que « Sincères salutations » |
| Cordialement / Bien cordialement | neutre, à utiliser en toutes circonstances et moins formel ; tend toutefois à perdre en popularité, car trop usité |
« Salutations distinguées » est d’usage aussi courant que « Sincères salutations » mais beaucoup plus solennel et peu recommandé par les experts. Si elle convient bien pour un email à caractère officiel ou une lettre de motivation, cette formule marque toutefois une certaine froideur et doit être évitée avec les entreprises qui privilégient un registre décontracté.
Les formules de politesse plus personnelles pour un email
| Formule de politesse | Effet/signification |
|---|---|
| Bien à vous | personnel, chaleureux tout en restant dans le registre professionnel. Plus polie que « Cordialement », cette formule doit être réservée aux interlocuteurs bien connus et témoigne d’un haut degré de familiarité : certains experts conseillent de l’éviter |
| Avec mes meilleurs souvenirs | s’adresse à d’anciens collègues ou collaborateurs dont on a effectivement conservé un bon souvenir ; idéal pour reprendre ou entretenir le contact |
| Bonne journée / Belle journée (ensoleillée) | sympathique et familier, ne devrait toutefois pas figurer systématiquement à la fin d’un email |
| Sincèrement / Bien sincèrement / Sincèrement vôtre | formel et concis, implique une certaine hiérarchie mais peut paraître obséquieuxDans la même veine : on peut parfaitement faire preuve d’esprit inventif ou d’humour en imitant cette tournure issue de la série populaire « Amicalement vôtre », comme « ASAPement vôtre », « Sportivement vôtre », « Artistiquement vôtre », etc. |
Certaines formules de politesse peuvent être abrégées comme « Cdt » pour « Cordialement » ou « Slt » pour « Salutation ». Mais de telles abréviations peu respectueuses sont à bannir, car elles expriment un manque de temps du rédacteur dans l’esprit du destinataire. Prenez donc le temps nécessaire pour rédiger un email, d’autant plus pour les derniers mots.
Formules de politesse pour email pour des circonstances particulières ou moins formelles
Si vous ne souhaitez pas recourir systématiquement aux formules standard bien établies, vous pouvez éventuellement faire appel aux circonstances présentes comme la semaine, l’année ou le quotidien pour votre fin d’email ou faire appel à des expressions plus originales pour sortir du rang et nouer une relation de confiance avec le destinataire. Par exemple :
| Formule de politesse | Effet/signification |
|---|---|
| Bonne matinée | dans le cadre d’un échange suivi et plus familier avec l’interlocuteur |
| À bientôt | dans le cadre d’un échange suivi et plus familier avec l’interlocuteur ; peut être complété par « cordialement » ou « sincères salutations » si ceci est perçu comme trop familier |
| Excellente fin de semaine | dans le cadre d’un échange suivi et plus familier avec l’interlocuteur |
| Au plaisir de vous revoir / de collaborer | dans le cadre d’un échange suivi et plus familier avec l’interlocuteur |
| Bel été à vous | dans le cadre d’un échange familier, tout en se référant à la saison de l’année |
| En vous souhaitant une excellente journée | une formule polie et empreinte de respect qui fait son petit effet |
| Amitiés | dans le cadre d’un échange suivi et privilégié, où les frontières du contact purement commercial sont franchies vers une relation plus confidentielle |
| Merci d’avance | exprime la gratitude et incite l’interlocuteur à accéder à la demande de l’expéditeur ; s’utilise hors du cadre formel |
| Avec mes remerciements | en conclusion d’un projet ou au terme d’une collaboration |
| Meilleurs vœux | convivial et poli, tout en restant dans un ton formel d’échange commercial, pour souhaiter des vœux ou dans le cas d’une maladie avec « Meilleurs vœux de prompt rétablissement » |
| Prenez soin de vous / Portez-vous bien | ces formules soucieuses et polies sont devenues virales à la faveur de la crise du Corona ; elles s’inscrivent toutefois dans un contexte (que l’espère) temporaire |
Toutes les formules de politesse mentionnées plus haut et associées à une occasion spéciale peuvent être modifiées et combinées à d’autres formules standard.
Formules de politesse pour email : conseils généraux
D’une manière générale, c’est toujours le degré de familiarité avec le destinataire qui décide de la formule de politesse adaptée à la fin d’un email. Dans le contexte professionnel, il vaut mieux écarter les risques et adopter une formule neutre pour conclure votre mail. N’oubliez pas non plus que chaque email vous représente, ainsi que votre entreprise. Veillez donc à choisir une fin d’email appropriée. Si nécessaire, réagissez au choix des mots de votre homologue dans l’échange en cours : quelle formules votre interlocuteur utilise-t-il, quelles sont les limites à ne pas dépasser ?
Un repère permettant de jauger le niveau de décontraction que vous pouvez adopter sont les différentes caractéristiques du destinataire, par exemple sa position, son âge mais aussi sa culture d’entreprise et son secteur d’activité. Dans le monde des médias et des start-ups, la communication prend souvent un tour très détendu de prime abord tandis que l’étiquette de l’email privilégie un ton plus conventionnel au contact des banques, administrations ou assurances.
Variez en outre vos formules de politesse à la fin d’un email, surtout quand vous vous référez à une occasion ou à un contexte propre. Si vous souhaitez inlassablement une belle journée ensoleillée ou une belle matinée, votre salutation prendra vite une tournure quelconque, automatisée et moins enthousiaste.
En français, la formule de politesse dans un email qui ne comporte pas de verbe est suivie d’une virgule, mais les deux éléments de ponctuation (point ou virgule) sont possibles dans certains cas. Il en est autrement en anglais : nous avons donc réuni des conseils pour rédiger un email en anglais dans un autre article.
Conseils spéciaux pour la fin des emails
D’autres éléments que la formule de politesse permettent de conclure un email. Penchez-vous également sur les composantes suivantes :
- Phrase de conclusion : avant la formule de politesse en soi, vous devriez formuler une phrase de conclusion qui résume le contenu de l’email et/ou invite le destinataire à l’action. Par exemple en formulant la prière d’envoyer un retour d’information, des documents, etc.
- Votre nom complet : si vous vouvoyez le destinataire de l’email, vous devez obligatoirement mentionner vos nom et prénom. Mais même si le tutoiement est déjà installé, la mention du nom complet peut permettre d’éviter les confusions (avec un collègue portant le même nom, par exemple).
- Position et informations sur l’interlocuteur : en principe, ces informations sont contenues dans votre signature. Si vous n’en avez pas encore, veillez impérativement à créer une signature email. N’oubliez pas d’ajouter aussi ces informations à l’échange en cours afin de permettre à votre interlocuteur de retrouver rapidement votre numéro de téléphone en cas d’interrogation.
Trois exemples de fin d’email réussie
Exemple nº 1 : réponse après réception de documents importants dans le cadre d’un projet
Je me réjouis de votre proposition de rendez-vous pour évoquer les documents.
Bien à vous,
Maximilien Dubois
(Signature)
Exemple nº 2 : candidature à un nouveau poste dans une entreprise conventionnelle
Dans l’attente de votre retour d’information, je serais ravie de pouvoir vous rencontrer.
Salutations distinguées,
Mariam Diasso
(Signature)
Exemple nº 3 : réponse à une invitation à un rendez-vous
Je me réjouis de notre rendez-vous ce lundi.
Cordialement,
Kim Kramer
(Signature)
Notre guide gigital vous donne des conseils pour optimiser votre signature électronique.
Les choses à bannir avec les formules de politesse dans un email
Comme décrit plus haut, il convient d’éviter les abréviations et les formules trop solennelles ou trop familières à la fin d’un email. Mais il y a également d’autres formules à bannir :
- Respectueusement / Respectueusement vôtre : cette formule est à réserver strictement aux membres du clergé ou à des représentants du gouvernement
- Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées : ce type de formules plus ou moins pompeux n’a plus sa place dans un email car il est trop long
- Faites attention à vous : cette formule peut sembler menaçante
- N’utiliser aucune formule de politesse : encore pire que l’emploi d’une mauvaise formule de politesse est l’absence de formule de politesse. Seule exception : si vous communiquez avec un interlocuteur commercial sur une courte période dans le cadre d’un échange répété, vous pouvez dans certains cas vous passer d’une formule de fin d’email car ceci s’apparente pratiquement à une conversation (écrite).
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