Comment sauvegarder vos emails Outlook pour protéger vos données
L'équipe éditoriale IONOS8 mins
Outlook ne concerne pas que les emails. Il contient également un répertoire, un calendrier, des fonctions d’emploi du temps, et un journal, tout cela réuni dans une seule interface ergonomique. Les contacts, les rendez-vous et les projets sont synchronisés et mis en réseau d’un bout à l’autre de ces fonctionnalités, mais cela comporte un risque. Dans l’éventualité où un échec matériel ou logiciel aurait lieu, vous pourriez perdre beaucoup de données car le stockage de ces dernières est centralisé au même endroit. Pour protéger vos données financières et personnelles, il est par conséquent recommandé de sauvegarder les données et emails sous la forme d’une sauvegarde Outlook. Regardons de plus près comment faire cela.
Comment Outlook gère-t-il les emails ?
Pour comprendre comment protéger vos données utilisateur Outlook, vous devez d’abord savoir comment Outlook gère ces dernières. Il existe deux types de comptes Outlook différents :
- Les comptes Outlook POP (y-compris POP3) : les données Outlook originales sont téléchargées depuis le serveur et stockées sur une machine locale sous format PST.
- Les comptes exchange, IMAP, Outlook 365 ou Outlook.com : les données sont uniquement stockées temporairement sur l’appareil au format OST. Les données originales demeurent sur le serveur.
Aussi, quelle différence existe-t-il entre les deux types de fichier, PST et OST ?
- Les fichiers PST : PST signifie Personnal Storage Table (« tableau de stockage personnel »). Ce format de fichier Outlook fait office de conteneur de données et peut uniquement être utilisé et ouvert via un compte Outlook. Les données utilisateur personnelles et synchronisées sont rangées dans des dossiers, puis téléchargées depuis le serveur et stockées localement sous format PST. Un fichier PST initial est créé automatiquement lorsque vous configurez un compte POP Outlook. Quoi qu’il en soit, les fichiers PST peuvent également être sauvegardés à la fois automatiquement et manuellement, et vous pouvez aussi les séparer, par exemple, pour séparer les emails personnels des emails professionnels. L’avantage du format PST est que les fichiers peuvent peser jusqu’à 50 GB, ce qui signifie que vous pouvez créer d’importantes archives de courrier Outlook.
- Les fichiers OST : OST signifie Offline Storage Table (« tableau de stockage non connecté »). Comme son nom l’indique, il s’agit de fichiers hors-ligne, et ils sont uniquement stockés sur la machine locale temporairement. Les fichiers originaux demeurent sur le serveur Exchange, ils sont donc automatiquement stockés en tant que sauvegarde Outlook. Si vous apportez des changements aux fichiers OST locaux, Outlook les synchronisera automatiquement la prochaine fois que vous vous connecterez. L’avantage du format OST est le fait que vous pouvez accéder à vos données même lorsque vous n’êtes pas en ligne. Dans Outlook 2010 et ses versions précédentes, Outlook avait recours au format PST pour les fichiers temporaires. OST est devenu le format temporaire standard dans Outlook 2013.
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Quel type de données pouvez-vous sauvegarder dans une sauvegarde Outlook ?
Les sauvegardes de données Outlook sont toujours créées en format PST. Il s’agit d’un format dont Microsoft est propriétaire qu’Outlook utilise pour importer et exporter des données. Lorsque vous créez une sauvegarde Outlook, vous pouvez inclure des emails, des contacts et adresses, des données de calendrier, des entrées de journal, ainsi que divers paramètres tels que des catégories et des filtres. Exporter un fichier PST vise deux objectifs. Cela vous fournit une copie locale de vos données, et vous pouvez également l’utiliser pour importer vos données et vos contacts Outlook et transférer vos paramètres si vous changez d’appareil ou de compte.
Dans le monde de l’entreprise, la corruption ou la perte de données ou d’emails peut affecter la totalité d’une organisation. Si vous cherchez une manière sûre et fiable de protéger vos emails, le service d’archivage sécurisé de IONOS est ce qu’il vous faut ! Vos données seront stockées en toute sécurité dans l’un de nos centres de données en Allemagne.
Comment sauvegarder des emails Outlook : étape par étape
La manière la plus rapide de sauvegarder des emails et données Outlook est d’exporter un fichier PST et de le sauvegarder sur votre ordinateur ou sur un appareil de stockage externe. Voici comment :
Étape 1 : dans l’onglet « Fichier », sélectionnez « Ouvrir et exporter », puis cliquez sur « Importer/Exporter ».
Étape 2 : dans l’assistant d’importation et d’exportation, sélectionnez l’action « Exporter des données vers un fichier » et cliquez sur « Suivant ».
Étape 3 : dans la fenêtre qui suit, il vous sera demandé de choisir le type de fichier pour votre sauvegarde Outlook. Sélectionnez « Fichier de données Outlook (.pst) »
Étape 4 : à présent, choisissez les données que vous souhaitez exporter. Dans cet exemple, nous allons sauvegarder le dossier « Calendrier ». Cochez « Inclure les sous-dossiers » afin que votre sauvegarde inclue tout sous-dossier, puis cliquez sur « Suivant ».
Étape 5 : enfin, choisissez où vous souhaitez sauvegarder le fichier de sauvegarde. Il peut soit s’agir d’un dossier local, d’un disque dur externe ou d’une clé USB, par exemple. Pour les données importantes, cela vaut la peine d’effectuer des sauvegardes identiques sur plusieurs appareils de stockage partout où cela vous est possible. Si vous créez des sauvegardes de données Outlook régulièrement, vous pouvez sélectionner l’option « Remplacer les doublons par les éléments exportés » pour éviter les fichiers en double. Cliquez sur « Terminer » pour quitter l’assistant.
Guide rapide : sauvegardes Outlook
Étape 1 : dans Outlook, allez dans « Fichier » > « Ouvrir et exporter » > « Importer/Exporter ».
Étape 2 : dans l’assistant d’importation et d’exportation, cliquez sur « Exporter vers un fichier ».
Étape 3 : sélectionnez « Fichier de données Outlook (.pst) », puis cliquez sur « Suivant ».
Étape 4 : choisissez les fichiers ou dossiers à inclure dans l’exportation. Pour inclure également des sous-dossiers, sélectionnez « Inclure sous-dossiers ».
Étape 5 : spécifiez où vous voulez que les fichiers exportés soient sauvegardés. Pour éviter de créer des doublons, sélectionnez « Remplacer les doublons avec les éléments exportés ». Cliquez sur « Terminer » pour quitter l’assistant.
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Sauvegarder des emails et des données sur un Cloud
Au lieu de créer une sauvegarde sous format PST, vous pouvez sauvegarder certaines de vos données utilisateur à l’aide d’une solution de stockage sur le Cloud. De cette manière, vous pouvez accéder à vos données d’une manière sécurisée à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Sauvegarder des données d’entreprise constitue l’un des piliers de l’archivage digital. Cela vous aide à organiser vos tâches et vos contacts, réduit la quantité de papier que vous utilisez et limite le risque de pertes de données.
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