Qu’est-ce qu’un fichier PST dans Outlook ?

Il arrive qu’au moment de faire du ménage sur un disque, nous tombions sur des fichiers dont l’extension étrange ne nous dit rien. L’étonnement cède place à l’agacement quand nous constatons que ces fichiers ne s’ouvrent pas d’un simple double-clic parce qu’ils se trouvent dans un format spécifique associé à un programme. Dans Outlook, le fichier PST est l’un d’entre eux. Normalement, un fichier PST ne s’ouvre qu’avec Outlook et constitue une copie de sauvegarde des données Outlook liées à un utilisateur. PST est un format de fichier important à connaître, surtout si vos données ne sont pas stockées sur le serveur Outlook, mais localement sur votre ordinateur.

PST est l’abréviation de Personal Storage Table. Un fichier PST est donc un conteneur de données personnelles, à mi-chemin entre un coffre-fort et un classeur. Outlook place dans le fichier PST les données personnelles synchronisées de l’utilisateur et l’enregistre comme copie de sauvegarde sur l’ordinateur. PST est un format de fichier propriétaire de Microsoft, autrement dit il est sous licence et ne peut être ouvert qu’avec Outlook et un compte associé.

Le rôle que jouent les fichiers PST pour l’utilisateur dépend avant tout du type de compte Outlook :

• Outlook avec un compte POP (ou POP3) : les emails sont téléchargés directement depuis le serveur de messagerie et enregistrés sur l’ordinateur au format PST.

Outlook avec un compte IMAP, Outlook 365, Exchange ou Outlook.com : les « données d’origine » restent sur le serveur de messagerie, tandis que les fichiers de données Outlook hors ligne les fichiers OST sont mis en cache sur l’ordinateur.

L´avantage du format PST est sa capacité de stockage par rapport au volume de stockage nettement moindre des boîtes de courrier électronique. Depuis Office 2010, les fichiers PST ont une taille de stockage de 50 gigaoctets. Avec PST, vous avez donc la possibilité :

• d’archiver des emails avec Outlook dans un fichier PST local, par exemple en séparant archivage professionnel et privé 
• d’enregistrer localement sur l’ordinateur des copies de sauvegarde de différentes données utilisateur personnelles comme sauvegarde Outlook 
• d’exporter des données de votre compte Outlook sous la forme d’un fichier PST pour libérer de l’espace dans votre boîte de messagerie

Le point fort d’Outlook est qu’il synchronise diverses données personnelles ou professionnelles et les réunit au sein d’une interface unique. En outre, il relie des éléments souvent séparés : boîtes de messagerie, calendriers et listes de contacts. Dans un tel contexte, une perte de données serait particulièrement fâcheuse. Pour protéger ces données utilisateur contre une panne matérielle ou pour en faciliter l’importation et l’exportation d’un ordinateur ou réseau à un autre, Outlook réalise des copies de sauvegarde au format PST.

Cela simplifie l’accès aux données, pour Outlook comme pour les utilisateurs, et permet aussi d’organiser son « espace de stockage personnel », de séparer les fichiers PST entre affaires privées et professionnelles et de les isoler des applications liées ou des options alternatives à Outlook utilisées.

Pour archiver des données utilisateur, il faut déplacer les données et leurs dossiers dans les fichiers PST locaux. Vous avez le choix de conserver les données archivées dans la boîte de messagerie ou de les supprimer automatiquement. De plus, vous pouvez procéder à un archivage automatique à intervalles réguliers ou à un archivage manuel.

• Archivage automatique : rendez-vous dans « Fichier », puis dans « Options » et enfin dans « Options Avancées ». Dans la boîte de dialogue « Archivage automatique », vous pouvez activer l’archivage automatique sous « Exécuter l’archivage automatique tous les x jours/semaines/mois ». Vous choisissez quand supprimer les données archivées de la boîte de messagerie et où stocker les fichiers PST. Sous « Ne pas activer les éléments de ce dossier », vous définissez également les fichiers spécifiques que vous souhaitez archiver.
• Archivage manuel : à la place d’un archivage automatique, vous pouvez déplacer les données manuellement vers un fichier PST. Pour ce faire, allez dans « Fichier », « Informations » puis « Outils » (dans les anciennes versions : « Outils de nettoyage ») et sélectionnez la commande « Nettoyer les anciens éléments ». Ainsi, vous pouvez contrôler l’archivage en fonction de l’ancienneté des fichiers et sélectionner tous les dossiers ou seulement certains d’entre eux.

L’emplacement d’un fichier PST dépend de trois facteurs :

• La version d’Outlook
• Le type de compte Outlook (POP ou IMAP, Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com)
• L’emplacement de stockage automatique ou personnalisé

Les lieux de stockage suivants sont possibles pour un fichier PST :

• Windows 10 : <Disque>:\Utilisateur\<Nom d’utilisateur>\Données d’application\Local\Microsoft\Outlook ou <Disque>:\Utilisateur\<Nom d’utilisateur>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook
• Anciennes versions de Windows : <Disque>:\Documents et paramètres\<Nom d’utilisateur>\Paramètres locaux\Utilisateur\Données d’application\Microsoft\Outlook

L’emplacement de stockage défini automatiquement pour les fichiers PST d’Outlook 2013 ou 2016 est généralement le dossier Documents/Fichiers Outlook. Les fichiers des versions plus anciennes ou mises à niveau d’Outlook 2007 ou avant se trouvent dans le dossier caché <Disque>:\Utilisateur\<Nom d’utilisateur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Pour ne manquer aucun des fichiers, il est conseillé d’afficher les fichiers et dossiers cachés.

La façon la plus rapide de trouver des fichiers PST est de rechercher directement dans Outlook. Pour ce faire, allez dans « Fichier », sélectionnez « Paramètres du compte » sous « Paramètres du compte », puis localisez l’emplacement de stockage du fichier Outlook en question en cliquant sur « Ouvrir l’emplacement des données » dans « Fichiers de données ».