Qu’est-ce qu’un fichier OST dans Outlook ?

Microsoft Outlook fonctionne comme un assistant personnel, ordonnant et synchronisant pour vous plusieurs comptes de messagerie, vos données de calendrier personnel et professionnel, vos rendez-vous, vos tâches et vos contacts et les rassemblant de manière claire au sein d’une seule et même interface. Outlook peut stocker les fichiers localement sur votre ordinateur ou simplement mettre en cache des copies à partir du serveur de messagerie, afin que vous ayez accès à vos emails sur n’importe quel périphérique. Cette dernière possibilité est réalisée au moyen des fichiers OST. Nous vous expliquons dans ce qui suit à quoi ceux-ci servent, comment les trouver et en quoi ils diffèrent des fichiers PST.

Beaucoup croient que le sigle OST veut dire « fichier de données Outlook hors ligne ». Stricto sensu, c’est faux, sinon on parlerait de fichiers « OOD ». Initialement, l’abréviation « OST » signifiait « Outlook Storage Table ». Toutefois, la désignation « fichier de données Outlook hors ligne » est plus précise en pratique, et donc plus répandue.

Outlook, le client de messagerie de Microsoft, facilite le travail quotidien de nombreux utilisateurs. Il archive et organise les courriers électroniques et les données des calendriers, journaux et planificateurs et les met à disposition sur l’ordinateur, même sans connexion internet. D’autres aspects pratiques du service Outlook sont la possibilité de rappeler les emails envoyés par erreur ou incomplets et de récupérer les messages Outlook supprimés par inadvertance.

Dans les versions actuelles de Microsoft Outlook, vos emails et données sont stockés sous la forme de fichiers OST. Outlook ne télécharge pas ces informations depuis le serveur de messagerie pour les enregistrer localement sur l’appareil, mais crée à la place des copies de données locales en cache. Les fichiers d’origine restent sur le serveur de messagerie, en lieu sûr et centralisé.

Outlook utilise les fichiers OST pour les comptes Outlook 365, Exchange, IMAP et Outlook.com afin que les utilisateurs puissent accéder à leurs emails et informations et travailler dessus même hors ligne. Alors que les fichiers PST téléchargés et enregistrés localement peuvent être mis à jour en mode hors connexion également (déplacement, suppression de messages p. ex.), les modifications apportées à un fichier OST ne sont synchronisées avec le serveur qu’une fois la connexion rétablie.

L’avantage majeur d’un fichier OST Outlook est qu’il est stocké de manière centralisée sur le serveur de messagerie. Ainsi, vous êtes libre d’accéder à vos comptes où que vous soyez et depuis le périphérique de votre choix. Si votre ordinateur venait à être endommagé, seuls les fichiers OST mis en cache seraient perdus ; les données sauvegardées sur le serveur de messagerie ne seraient pas affectées. Pour récupérer les fichiers OST perdus, il suffirait alors de reconfigurer votre compte Outlook et de le synchroniser à nouveau avec le périphérique concerné.

Néanmoins, cela implique que les fichiers OST ne peuvent pas être ouverts sans compte Outlook. Les fichiers OST « orphelins » appartenant à des comptes supprimés ou liés à des fichiers sur un autre périphérique doivent d’abord être convertis et exportés avec un outil de récupération pour être lus.

Le fichier de données Outlook PST est une solution alternative à OST. « PST » signifie « Personal Storage Table ». Dans ce cas, Outlook télécharge les données depuis le serveur de messagerie et les enregistre sur le périphérique au format PST. En revanche, le fichier OST est seulement mis en cache sur l’ordinateur sous la forme d’un fichier hors connexion synchronisé ; la version « originale » reste sur le serveur.

La différence de fonctionnement entre OST et PST dépend de la configuration d’Outlook. Les comptes POP récupèrent les courriers électroniques et les données sur le serveur via le protocole POP3 et les enregistrent au format PST. Il faut néanmoins savoir que les anciennes versions d’Outlook (jusqu’à 2010) ne stockaient les fichiers PST que temporairement.

Les modifications réalisées sur les fichiers PST locaux sont en fait des modifications apportées aux fichiers d’origine. En conséquence, une perte ou suppression de fichiers PST se traduirait par une perte des originaux, qui ne pourraient être récupérés qu’avec des outils spécialisés. Avec les fichiers OST, les modifications hors ligne sont synchronisées avec l’original seulement une fois que vous revenez en ligne.

Mais même dans le système Microsoft OST, certains dossiers sont enregistrés uniquement en local sur l’appareil. Ils sont identifiables à la mention « Sur cet ordinateur uniquement ». Cela concerne principalement les comptes Outlook.com, Hotmail et IMAP sous Outlook 2013 et 2016. Là aussi, une suppression des fichiers peut entraîner une perte totale des données.

Un avantage notable de PST est que si vous manquez de capacité de stockage dans votre boîte de réception, vous pouvez très simplement déplacer des données sur votre appareil sous la forme d'un fichier PST lié, archiver des emails avec Outlook et ainsi libérer de l’espace de stockage.

Vous pouvez accéder aux dossiers contenant les fichiers de données Outlook (PST et OST) comme suit :

Étape 1 : Ouvrez l’onglet « Fichier » dans Outlook.

Étape 2 : Cliquez sur « Paramètres du compte », puis une nouvelle fois sur « Paramètres du compte ».

Étape 3 : Sélectionnez une entrée dans l’onglet « Fichiers de données », puis cliquez sur « Ouvrir l’emplacement du fichier... ».

Les fichiers OST sont aussi présents dans le répertoire <Disque>\Utilisateur\<Nom d’utilisateur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. En revanche, les fichiers OST stockés ne peuvent être consultés et utilisés qu’avec un compte Outlook actif lié.