Qu’est-ce que Microsoft 365 ? Aperçu de l’abonnement Microsoft

En plus du pack Microsoft Office, Microsoft 365 comprend un ensemble de services en ligne principalement basés sur le Cloud. Microsoft 365 peut être utilisé aussi bien dans le domaine privé que par les entreprises grâce à différents abonnements.

(État : juin 2023)

Qu’est-ce que Microsoft 365 exactement ?

Avec Microsoft 365, le leader informatique Microsoft propose un abonnement comprenant plusieurs services, tous basés sur le Cloud. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’acheter la célèbre suite Office sous forme d’installation de bureau : elle est disponible dans le Cloud en tant que Software-as-a-Service. De plus, Microsoft 365 présente d’autres outils facilitant la communication et la collaboration entre utilisateurs.

Ceux qui utilisent le pack Office depuis longtemps trouveront ce nouveau modèle d’abonnement inhabituel. Les offres alternatives de Microsoft telles qu’Office Online et Microsoft Office ainsi que le vaste choix de modèles de licence disponibles peuvent en effet porter à confusion.

Office Online regroupe les programmes Office de Microsoft sous forme d’applications Web gratuites. Elles présentent cependant moins de fonctionnalités. Microsoft Office, en revanche, est une installation de bureau classique : après l’achat de la suite Office, vous pouvez l’utiliser librement sur votre PC. Vous ne recevez cependant pas de mises à jour pour les versions plus récentes.

Microsoft 365

Microsoft 365 propose un nouveau modèle d’abonnement réunissant les avantages des services en ligne d’Office Online et de l’installation classique sur le bureau de Microsoft Office. Cette nouvelle méthode de distribution fonctionne ainsi : au lieu d’acheter le logiciel une fois, les utilisateurs souscrivent un abonnement et bénéficient pendant la durée de contrat de la suite Office, ainsi que d’un ensemble de services Cloud. L’accès à ces services est illimité et se fait via l’interface Web de Microsoft 365 que vous trouverez sur votre navigateur Web. Vous pourrez y retrouver les applications Office Online.

L’abonnement Microsoft 365 existe également sous différentes versions, selon les services Office proposés. À ces services s’ajoutent des solutions Cloud tels que le stockage en ligne et la téléphonie sur Internet.

Que vous utilisiez les services Microsoft sur un PC, un Mac ou un terminal mobile (Windows, Android ou OS X), vous pourrez accéder aux applications et autres fonctionnalités grâce au Cloud sur l’interface Web.

Comme évoqué, Microsoft 365 fonctionne sur le Cloud. Le stockage des données, les processus de calcul et l’installation des logiciels se font en grande partie sur les serveurs du data center de Microsoft. Pour les utilisateurs, cela est un avantage conséquent, car les services Microsoft 365 sont ainsi disponibles pratiquement partout où il y a une connexion à Internet.

L’utilisation de ces logiciels basés sur le Cloud présente toutefois un inconvénient : les données sensibles comme les emails, les documents, les photos ou les vidéos personnels sont toutes stockées dans un data center externe. Les utilisateurs sont donc obligés d’accepter les mesures de protection des données de Microsoft. Lorsque Microsoft 365 est utilisé dans un environnement professionnel, la signature de clauses contractuelles supplémentaires est demandée pour assurer la protection des données sensibles.

Quelle est la différence entre Microsoft 365 et Office 365 ?

En 2020, Microsoft 365 a remplacé Office 365. Avec ce rebranding ont disparu les différences auparavant existantes entre Microsoft 365 et Office 365 : Microsoft ne propose désormais plus que l’abonnement et ses différents plans. Le plan dédié aux écoles et autres établissements d’enseignement est cependant nommé « Office 365 », ce qui peut porter à confusion.

Que comprend Microsoft 365 ?

Selon le plan que vous choisissez, l’abonnement Microsoft 365 vous permet de disposer d’une série d’applications et de services professionnelles Microsoft pour différentes utilisations :

• La rédaction et le traitement de textes
• Les feuilles de calcul
• Les présentations
• Le stockage et la gestion de données
• La communication et la collaboration au sein d’une équipe

Le modèle d’abonnement propose donc de nombreuses nouveautés en termes de services et de fonctionnalités. Les fonctions de messagerie électronique et instantanée favorisent par exemple le travail collectif, de même que les services de vidéoconférence, de voix sur IP et de partage d’écran. Ces exclusivités nécessitent un compte Microsoft 365.

Word

Microsoft Word est le grand classique des programmes de traitement de texte. Microsoft 365 offre la possibilité de créer des documents dans l’application de bureau, l’interface Web ou sur un terminal mobile. Ces différents moyens d’accéder à Word ne sont cependant pas garantis par tous les plans et ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités.

Contrairement à la version de Microsoft Office, le modèle d’abonnement présente une version de Word basé sur le Cloud. Un compte Microsoft 365 offre des connexions au stockage Cloud OneDrive et au système de gestion SharePoint. Ces services permettent une meilleure gestion des données : les documents sont tous stockés dans le Cloud et peuvent être ainsi plus facilement retrouvés et partagés à d’autres utilisateurs. Les équipes des entreprises ayant souscrit un abonnement à Microsoft 365 peuvent donc désormais travailler ensemble sur des documents en temps réel, tout en échangeant directement dans Word.

Excel

Microsoft Excel est le logiciel tableur le plus utilisé au monde. Classer, filtrer, formater, analyser ou visualiser des données numériques ou textuelles est possible sur la version standard d’Excel. Le programme comprend de vastes collections de formules et de fonctions mathématiques et est utilisé quotidiennement pour les calculs commerciaux ou les statistiques.

Le service faisant partie de Microsoft 365, Excel est relié à OneDrive et SharePoint. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de partager des classeurs Excel à d’autres utilisateurs et de les traiter en même temps. Pour cela, le seul prérequis est d’avoir un accès à Internet pour accéder au compte Microsoft 365.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint est un logiciel de présentation interactif. Le programme permet de présenter du contenu sous forme de blocs de texte, de graphiques, de diagrammes ou d’éléments multimédia sur des diapositives successives. Le contenu peut être adapté et personnalisé, ce qui offre aux utilisateurs une grande liberté de conception.

Comme pour Word et Excel, Microsoft mise avec PowerPoint sur une gestion centralisée des fichiers et un travail synchronisé sur le Cloud. Ici aussi, cela est permis par la connexion à OneDrive et SharePoint.

OneNote

OneNote est le programme de prise de notes numériques de Microsoft. Les utilisateurs peuvent créer des notes, les classer et les partager avec d’autres. En plus de la saisie de texte au clavier, OneNote prend également en charge les images ainsi que les fichiers audio et vidéo. Sur les appareils à écran tactile, il est possible de prendre des notes ou de dessiner avec un stylet de tablette ou du bout des doigts. Le contenu externe intégré sur un document OneNote est inséré automatiquement sous forme de lien.

En tant que partie intégrante de Microsoft 365, OneNote peut être relié aux services Cloud OneDrive et SharePoint pour partager des notes avec des amis, de la famille ou des collègues de travail. Les notes créées sont automatiquement enregistrées et synchronisées dans le Cloud, de sorte que vous disposez toujours de la version actuelle du fichier sur tous les terminaux.

Outlook

Outlook est le programme de messagerie et le gestionnaire d’informations personnelles de Microsoft. Il permet de gérer les emails, les contacts, les rendez-vous et les tâches. Outlook est généralement utilisé comme client pour le serveur Microsoft Exchange. Avec Outlook, les utilisateurs disposent de nombreuses fonctions supplémentaires comme un anti-spam et un antivirus.

Outlook permet de créer des groupes pour partager des fichiers et des notes. En combinaison avec Microsoft Teams, les appels vocaux et vidéo peuvent être lancés directement à partir d’Outlook. L’interface est connectée à OneDrive et OneDrive for Business, ce qui permet de charger des pièces jointes directement depuis le Cloud et de les partager.

Microsoft Access

Access est la base de données relationnelle de Microsoft. Le logiciel combine le moteur de base de données Microsoft Jet avec un environnement de développement (IDE). Celui-ci est disponible via une interface utilisateur graphique.

Avec ce service Microsoft, les utilisateurs peuvent créer des applications personnalisées, même sans connaissances en programmation. Toutes les données sont enregistrées dans le backend sur des serveurs SQL et sur la base de données SQL de Microsoft Azure. Les utilisateurs d’Access profitent d’un service fiable, sécurisé et évolutif.

Microsoft Publisher

Publisher est le logiciel de publication assistée par ordinateur compris dans l’abonnement Microsoft 365. Le programme offre des fonctions permettant de créer des documents de communication, des présentations en ligne ou des sites Web. Cependant, il présente des capacités réduites comparé aux logiciels concurrents comme Adobe InDesign ou QuarkXPress. Du fait de sa simplicité d’utilisation, le programme convient également aux débutants.

Si les utilisateurs sont connectés avec un compte Microsoft 365, toutes les présentations créées avec Publisher sont automatiquement enregistrées dans le Cloud et peuvent ainsi être partagées et modifiées. Publisher est seulement disponible sur les PC Windows.

Microsoft Planner

Planner est une application de planification de Microsoft 365 développée pour la gestion des tâches et des projets. Ce service convient surtout aux entreprises, car il met en réseau les équipes dans le Cloud et leur permet d’organiser un agenda et un calendrier commun. Planner permet aux utilisateurs de créer des projets et des tâches, de les partager et de fixer des rendez-vous. De plus, des statistiques et des visualisations graphiques permettent de toujours garder un aperçu sur l’avancement du projet.

La communication au sein des équipes peut se faire directement dans Planner. Le logiciel offre des connexions avec d’autres applications Microsoft 365 : les utilisateurs peuvent accéder à leurs emails Outlook et aux documents et fichiers stockés dans le Cloud. Avec ces fonctions, Planner s’établit comme une alternative aux programmes concurrents tels que Trello ou Asana.

Office Sway

Avec Sway, Microsoft complète la suite Office par une application Web pour le storytelling digital. Le logiciel permet d’intégrer des éléments textuels et multimédias sous forme de présentation interactive. Le contenu peut provenir de différentes sources : l’ordinateur personnel, le moteur de recherche Bing, le stockage Cloud OneDrive, YouTube ou Facebook.

Les projets Sway, également appelés simplement « Sways », peuvent être modifiés via le navigateur Web, lus et partagés en ligne avec des amis ou des collègues. Ces derniers ont seulement besoin de suivre un lien de partage pour récupérer la présentation sur leur serveur Microsoft. Il n’est pas nécessaire de se connecter ou de s’inscrire.

Exchange Online

Exchange Online est en quelque sorte la nouvelle version du serveur de messagerie Exchange Server. Le logiciel serveur n’est pas hébergé dans les locaux de l’entreprise, mais dans les data centers de Microsoft. Il s’agit d’un modèle qui s’adresse avant tout aux petites et moyennes entreprises ne disposant pas de leur propre infrastructure informatique. Ce logiciel de groupware basé sur le Cloud est proposé dans l’abonnement Microsoft 365 Business Premium, ainsi que dans les plans Enterprise E1, E3 et E5.

OneDrive et OneDrive for Business

OneDrive est le nom de la plateforme de stockage Cloud de Microsoft. Dans le cadre des plans Microsoft 365 Home, Personal et Education, Microsoft offre aux utilisateurs 1 terabyte (To) de stockage Cloud dans le data center de Microsoft. Il est ainsi possible de stocker des documents, des photos ou d’autres fichiers de manière centralisée, de les partager ou de les modifier. De plus, les dossiers OneDrive peuvent être synchronisés de façon à être disponible hors ligne.

OneDrive for Business est une version de l’espace de stockage en ligne développée pour une utilisation professionnelle. Les comptes utilisateurs pour OneDrive for Business sont inclus dans les plans Business et Enterprise de Microsoft 365.

Contrairement à OneDrive, les comptes utilisateurs ne sont pas privés et sont gérés par un administrateur système. Les entreprises peuvent ainsi facilement gérer l’accès aux données dans le Cloud. La sécurité des données professionnelles est garantie grâce à des fonctions de chiffrement. Ici aussi, le quota de stockage est de 1 To par utilisateur.

Les deux versions de l’espace de stockage en ligne de Microsoft peuvent être intégrées à d’autres applications Office telles que Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, de sorte que les utilisateurs peuvent accéder aux données en temps réel.

Skype et Microsoft Teams

Depuis 2011, Skype fait également partie de la gamme de produits de Microsoft. Le service en ligne gratuit prend en charge la messagerie instantanée, la vidéoconférence, la téléphonie IP, le transfert de fichiers et le partage d’écran. Skype est disponible pour les utilisateurs via le navigateur ou comme application de bureau. Alors que les appels téléphoniques sur Internet entre différents utilisateurs de Skype sont gratuits, les appels vers des lignes fixes ou des téléphones mobiles ont un coût qui se facture à la minute.

Les plans Microsoft 365 Home, Personal et University comprennent 60 minutes d’appel Skype par utilisateur. Celles-ci permettent aux abonnés de passer des appels vers plus de 60 réseaux fixes dans le monde. Les minutes d’appel non utilisées expirent à la fin du mois. Pour recevoir des appels depuis des réseaux téléphoniques traditionnels, les utilisateurs de Skype peuvent obtenir un numéro de téléphone fixe pour leur compte Skype.

Alors que le service en ligne gratuit Skype s’adresse aux utilisateurs privés et aux petites entreprises, les grosses entreprises vont plutôt utiliser Microsoft Teams. Teams élargit par exemple la limite du nombre de personnes possibles dans les conférences en ligne et offre des fonctions de sécurité avancées. De plus, les comptes utilisateurs peuvent être gérés de façon centralisée.

Microsoft Teams peut être intégré dans d’autres applications Office comme Outlook. Microsoft Teams est inclus dans certains plans Business et Enterprise de Microsoft 365.

SharePoint Online

SharePoint Online a été conçu selon le même concept que SharePoint Server, mais il est basé sur le Cloud. Il s’agit d’un logiciel qui permet de créer et de gérer des sites Web en équipe et de gérer la collaboration interne. SharePoint Online fonctionne comme un système de gestion de contenu et propose également une interface Web pour partager des informations et des nouveautés au reste de l’équipe.

Au contraire de SharePoint Server, ce service est uniquement en ligne et est hébergé dans les data centers de Microsoft. Pour les petites et moyennes entreprises, cela présente l’avantage de réduire la charge de travail.

SharePoint Online est inclus dans tous les abonnements Microsoft 365, mais des versions différentes sont proposées avec plus ou moins de fonctionnalités selon le plan choisi. Pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité de chaque entreprise, SharePoint permet une gestion des comptes utilisateurs et de leur collaboration très flexible.

Yammer

Yammer fonctionne comme un réseau social qui serait destiné aux entreprises afin de promouvoir la collaboration au sein d’une équipe et à rassembler les discussions. Yammer permet de créer des réseaux de collaborateurs internes, ainsi que des réseaux externes pour la collaboration avec les clients et les partenaires commerciaux. L’abonnement Microsoft 365 est le seul moyen d’accéder à ce service, il fait partie des plans E1, E3 et E5.

Combien coûte Microsoft 365 ?

Le coût de l’abonnement Microsoft 365 varie en fonction du plan choisi. On distingue notamment les plans pour une utilisation privée et pour une utilisation professionnelle.

Pour les particuliers, le plan Microsoft 365 Personnel est disponible à partir de 69 € par an ou 7 € par mois. Les entreprises ont le choix entre différents plans en fonction de l’étendue des fonctionnalités souhaitées. Ces différents plans se distinguent par leur prix : le Business Plan le moins cher est disponible à partir de 5,60 € par utilisateur et par mois. Pour les grandes entreprises, les prix de Microsoft 365 commencent à partir de 7,50 € par utilisateur et par mois.