Notre guide pour syn­chro­ni­ser Outlook et Google Calendar

Pour gérer les rendez-vous et les réunions, beaucoup utilisent Outlook ou Google Calendar. Ces deux pro­grammes sont parfois utilisés si­mul­ta­né­ment, pour les évé­ne­ments privés et pro­fes­sion­nels, ce qui peut vite porter à confusion ! Pour y remédier, il est possible d’effectuer une syn­chro­ni­sa­tion d’agenda avec Outlook Google Calendar Sync, qui réunit les évé­ne­ments des deux ca­len­driers.

Guide rapide : syn­chro­ni­sa­tion d’Outlook et de l’agenda Google

1. Connectez-vous à votre ca­len­drier Google.
2. Ouvrez les pa­ra­mètres. Dans le sous-menu « Pa­ra­mètres de mes agendas », cliquez sur le nom de l’agenda auquel vous voulez vous abonner.
3. Dans la rubrique « Intégrer l’agenda », copiez soit l’adresse iCal publique, soit l’adresse iCal privée de votre ca­len­drier.
4. Changez l’affichage Outlook en affichage ca­len­drier et cliquez sur « Ajouter un ca­len­drier » puis « S’abonner à partir du Web ».
5. Collez l’URL copiée et cliquez sur « OK ».

Votre ca­len­drier Google sera main­te­nant visible dans Outlook et sera mis à jour en per­ma­nence.

Syn­chro­ni­sa­tion de Google Agenda avec Outlook : 3 pos­si­bi­li­tés

Il existe dif­fé­rentes pos­si­bi­li­tés pour avoir une vue d’ensemble des rendez-vous d’Outlook et du ca­len­drier Google, sans devoir ouvrir les deux ca­len­driers en même temps.

• Grâce à l’ex­por­ta­tion et à l’im­por­ta­tion, vous pouvez trans­fé­rer l’état actuel des rendez-vous d’un ca­len­drier vers un autre.
• Si vous souhaitez modifier et étendre ces rendez-vous, vous pouvez syn­chro­ni­ser vos ca­len­driers entre eux via une ap­pli­ca­tion tierce. De cette manière, les mo­di­fi­ca­tions seront ef­fec­tives dans les deux ca­len­driers.
• Il est aussi possible de s’abonner à vos propres ca­len­driers ou à des ca­len­driers publics (par exemple ceux de clubs de sport) et à leurs rendez-vous. Ainsi, vous pouvez également les intégrer dans votre pla­ni­fi­ca­tion heb­do­ma­daire et mensuelle.

Découvrez ci-dessous comment réaliser ces trois méthodes de syn­chro­ni­sa­tion.

Importer un ca­len­drier Google dans Outlook

Lorsque vous importez un ca­len­drier, vous obtenez un ins­tan­tané des évé­ne­ments du ca­len­drier au moment de l’im­por­ta­tion. Cela signifie que les évé­ne­ments importés ne sont pas au­to­ma­ti­que­ment mis à jour lorsque vous apportez des mo­di­fi­ca­tions au ca­len­drier source. L’im­por­ta­tion d’évé­ne­ments est donc surtout une bonne méthode pour syn­chro­ni­ser le ca­len­drier Outlook avec le ca­len­drier Google si vous souhaitez ajouter des évé­ne­ments fixes à votre ca­len­drier, comme les an­ni­ver­saires, les heures de fermeture du bureau, etc. Pour pouvoir importer le ca­len­drier Google dans Outlook ou dans un autre ca­len­drier, vous devez d’abord l’exporter.

Exporter le ca­len­drier Google

Pour exporter votre ca­len­drier Google, connectez-vous d’abord à votre compte Google, puis allez dans votre Agenda. Via le symbole d’engrenage dans la barre de menu su­pé­rieure, ouvrez les pa­ra­mètres de l’ap­pli­ca­tion Agenda.

Sé­lec­tion­nez ensuite « Importer et exporter » dans le menu de na­vi­ga­tion de gauche et cliquez sur le bouton « Exporter » dans le sous-menu du même nom. Google crée ensuite au­to­ma­ti­que­ment un fichier compressé au format ZIP de vos in­for­ma­tions de rendez-vous au format iCal.

Il vous suffit main­te­nant de dé­com­pres­ser le fichier exporté à l’aide du logiciel approprié (par exemple WinRAR) pour pouvoir ensuite l’importer dans Outlook.

Importer le ca­len­drier Google dans Outlook

Pour importer votre ca­len­drier Google via l’ap­pli­ca­tion de bureau Outlook, lancez celle-ci dans un premier temps. Allez dans l’onglet « Fichier » et sé­lec­tion­nez le menu « Ouvrir et exporter ». Cliquez sur « Importer/Exporter » pour ouvrir l’assistant d’im­por­ta­tion et d’ex­por­ta­tion de fichiers et de pa­ra­mètres.

Sé­lec­tion­nez ici l’option « Importer un fichier iCalendar (ICS) ou vCalendar (VCS) » et cliquez sur « Suivant ».

Sé­lec­tion­nez le fichier .ics extrait et indiquez si vous souhaitez importer le ca­len­drier dans le vôtre ou l’ouvrir comme nouveau ca­len­drier. Selon l’option que vous avez choisie, les rendez-vous du ca­len­drier Google se trou­ve­ront dans votre ca­len­drier Outlook ou ap­pa­raî­tront sous la rubrique « Autres ca­len­driers » dans un ca­len­drier séparé.

Comment importer le ca­len­drier Google dans l’ap­pli­ca­tion Web Outlook (OWA) ?

Vous pouvez bien sûr importer le ca­len­drier Google exporté dans l’ap­pli­ca­tion Web Outlook afin de syn­chro­ni­ser votre agenda Google dans Outlook. Pour ce faire, ouvrez dans un premier temps la page de connexion OWA et connectez-vous comme d’habitude. Passez ensuite à la vue du ca­len­drier en cliquant sur le petit symbole du ca­len­drier à gauche.

Pour insérer le fichier de ca­len­drier Google exporté, cliquez sur « Ajouter un ca­len­drier » et sé­lec­tion­nez dans le menu qui apparaît l’entrée « Charger depuis un fichier ».

Dans le menu d’im­por­ta­tion, sé­lec­tion­nez main­te­nant le fichier .ics exporté en utilisant la fonction « Parcourir ». Vous pouvez également définir ici dans quel ca­len­drier Outlook votre ca­len­drier Google doit être importé, si vous en possédez plusieurs dans votre Outlook. Confirmez le processus d’im­por­ta­tion en cliquant sur « Importer » pour importer le ca­len­drier.

S’abonner au ca­len­drier Google avec Outlook

Pour alimenter votre propre ca­len­drier Outlook avec les dernières données de votre agenda Google, vous pouvez fa­ci­le­ment vous abonner au ca­len­drier Google. Si vous disposez de l’adresse in­di­vi­duelle du ca­len­drier d’une autre personne, vous pouvez également vous abonner à son ca­len­drier. De cette manière, vous intégrez par exemple le ca­len­drier de votre par­te­naire, de vos collègues de travail ou d’une as­so­cia­tion dont vous êtes membre. Vous aurez ainsi un aperçu de tous vos rendez-vous et ne manquerez aucune réunion ou événement.

Lorsque vous vous abonnez à un ca­len­drier, celui-ci est lié à votre ca­len­drier. Dès que le pro­prié­taire d’un agenda auquel vous êtes abonné modifie ou ajoute quelque chose à l’agenda, cela apparaît aussi dans votre agenda.

S’abonner à l’agenda Google avec l’ap­pli­ca­tion de bureau Outlook

Pour pouvoir vous abonner à votre propre ca­len­drier Google à partir de votre compte Outlook, vous avez besoin de l’adresse iCal cor­res­pon­dante, qui se trouve dans les pa­ra­mètres. Cliquez sur les trois petits points à côté du nom de votre ca­len­drier dans « Mes agendas », puis cliquez sur « Pré­fé­rences et partage ».

Sous la rubrique « Intégrer l’agenda », vous trouverez l’adresse URL né­ces­saire au format iCal. Si l’ex­por­ta­tion du ca­len­drier sert ex­clu­si­ve­ment à des fins privées, copiez l’URL sous la dé­sig­na­tion « Adresse secrète au format iCal ». Si vous avez rendu votre ca­len­drier public, vous pouvez aussi sé­lec­tion­ner et copier l’adresse publique.

Passez ensuite à votre compte Outlook. Rendez-vous dans la section « Ca­len­drier », puis sé­lec­tion­nez « Ajouter » et « À partir d’Internet… ».

La fenêtre « Nouvel abon­ne­ment de ca­len­drier Internet » apparaît alors, dans laquelle vous pouvez désormais coller l’URL iCal de votre ca­len­drier Google que vous avez copiée au­pa­ra­vant, avant de cliquer fi­na­le­ment sur « OK ».

Le ca­len­drier Google est main­te­nant syn­chro­nisé à votre compte Outlook. Vous devriez pouvoir voir tous les rendez-vous actuels et futurs de votre agenda Google dans Outlook.

S’abonner au ca­len­drier Google avec Outlook-Web

L’abon­ne­ment au ca­len­drier Google avec l’ap­pli­ca­tion Web Outlook fonc­tionne en fait de manière très similaire à l’ap­pli­ca­tion de bureau : dans ce cas, vous devez bien sûr d’abord obtenir l’adresse iCal né­ces­saire du ca­len­drier Google avant de vous connecter à votre compte Outlook. Là, comme pour l’ap­pli­ca­tion de bureau, passez à l’affichage du ca­len­drier et cliquez sur « Ajouter un ca­len­drier ».

Parmi les options proposées, sé­lec­tion­nez « S’abonner à partir du Web ».

Dans le champ de texte, insérez l’URL iCal de votre ca­len­drier Google et dé­fi­nis­sez le nom souhaité pour celui-ci. En option, vous pouvez attribuer une couleur et/ou une icône au ca­len­drier. Cliquez sur « Importer » pour vous abonner au ca­len­drier.

Vous pouvez main­te­nant consulter à tout moment l’agenda Google auquel vous êtes abonné et voir ainsi les rendez-vous dans Outlook. Toutefois, vous ne pouvez pas ajouter vos propres rendez-vous à un ca­len­drier auquel vous êtes abonné.

Syn­chro­ni­ser les agendas Outlook et Google avec une ap­pli­ca­tion tierce

Pour syn­chro­ni­ser les ca­len­driers d’Outlook et de Google, vous pouvez également recourir à un programme séparé. Il existe pour cela quelques pro­grammes gratuits comme le logiciel open source Outlook Google Calendar Sync ainsi que dif­fé­rentes solutions payantes comme Sync2. Nous vous montrons la syn­chro­ni­sa­tion à titre d’exemple avec ces deux derniers.

Syn­chro­ni­sa­tion d’Outlook et de l’agenda Google via Outlook Google Calendar Sync

1. Té­lé­char­gez Outlook Google Calendar Sync sur le site officiel du projet.
2. À partir du fichier té­lé­chargé, vous pouvez ouvrir di­rec­te­ment l’assistant de syn­chro­ni­sa­tion en double-cliquant dessus. Avant de pouvoir lancer le processus de syn­chro­ni­sa­tion, vous devez cependant d’abord indiquer vos comptes Outlook et Google dans les pa­ra­mètres. Pour cela, allez dans l’onglet « Settings », où vous indiquez d’abord sous « Outlook » l’adresse à relier au service de mes­sa­ge­rie de Microsoft. Ensuite, sous « Google », vous éta­blis­sez une connexion avec votre compte Google en cliquant sur « Retrieve Calenders » et en vous con­nec­tant à votre compte.

Enfin, sous « Sync Options », vous dé­fi­nis­sez les pa­ra­mètres de syn­chro­ni­sa­tion : par exemple, à quels in­ter­valles les ca­len­driers doivent être mis à jour ou quelles couleurs doivent être utilisées pour quelles ca­té­go­ries. Ces pa­ra­mètres peuvent être modifiés à tout moment par la suite.

3. En­re­gis­trez les pa­ra­mètres et retournez à l’onglet « Star Sync ». Cliquez sur « Start Sync » pour fusionner dé­fi­ni­ti­ve­ment les rendez-vous des ca­len­driers Outlook et Google sé­lec­tion­nés.

Syn­chro­ni­sa­tion des agendas Outlook et Google via Sync2

1. Té­lé­char­gez le programme depuis le site Web officiel Sync2.
2. Installez et lancez le programme sur votre or­di­na­teur. L’assistant de con­fi­gu­ra­tion de la syn­chro­ni­sa­tion vous propose ensuite dif­fé­rentes options, en fonction des comptes que vous souhaitez syn­chro­ni­ser. Pour lier les ca­len­driers Outlook et Google, sé­lec­tion­nez l’option « Services Google ».

3. Après avoir sé­lec­tionné l’option « Services Google » et indiqué les données à syn­chro­ni­ser, la fenêtre de connexion à Google apparaît. Connectez-vous comme d’habitude avec vos iden­ti­fiants.
4. Une fois connecté, Sync2 associe au­to­ma­ti­que­ment votre compte Google à votre ca­len­drier Outlook.

Votre agenda Google est désormais syn­chro­nisé avec votre agenda Outlook. Pour vérifier que tout fonc­tionne, ajoutez un rendez-vous dans votre agenda Google. Ce rendez-vous devrait ap­pa­raître peu après dans votre ca­len­drier Outlook. Faites attention à l’heure que vous avez saisie dans le champ « In­ter­valle de syn­chro­ni­sa­tion ». Vous pouvez adapter cet in­ter­valle à votre con­ve­nance dans les pa­ra­mètres de Sync2.