Enregistrer vos emails en PDF dans Outlook

Pour pouvoir classer séparément des emails importants, il est conseillé de les sauvegarder au format PDF. De cette façon, vous pouvez exporter les emails de votre boîte mail et les convertir en un document archivable sur votre ordinateur ou sur le réseau de votre entreprise. La façon dont vous pouvez sauvegarder des courriers électroniques au format PDF dépend de la version de Microsoft Outlook que vous utilisez. Dans Outlook 365, il vous faudra, par voie détournée, utiliser l’option Imprimer.

Dans les versions antérieures d’Outlook, il n’est pas possible d’enregistrer des emails directement en tant que fichiers PDF. Et malheureusement, il n’y a pas de voie détournée via l’option Imprimer dans Outlook 2010. Au lieu de cela, vous devez sauvegarder l’email en tant que fichier HTML, puis le transférer au format PDF à l’aide de Microsoft Word.

1. Pour ce faire, ouvrez Outlook et sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez sauvegarder au format PDF.
2. Utilisez ensuite la souris pour cliquer sur l’onglet « Fichier » en haut dans la barre de menu.
3. Sur l’écran suivant, sélectionnez l’option « Enregistrer sous » sur le côté gauche.
4. Dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le dossier de stockage où le fichier PDF doit être sauvegardé. Vous pouvez également y modifier le nom du fichier.
5. Dans le champ inférieur de la fenêtre, vous trouverez une ligne intitulée « Type de fichier ». Cliquez sur la flèche qui ouvre le menu déroulant, sélectionnez « HTML » et cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
6. Dans l’étape suivante, vous n’avez plus besoin d’Outlook, mais vous devez ouvrir Microsoft Word. Les éléments de navigation fonctionnent de manière très similaire dans tous les logiciels du Pack Microsoft Office : cliquez sur l’onglet « Fichier » et sélectionnez « Ouvrir ». Ouvrez ensuite le fichier HTML que vous venez de sauvegarder dans le dossier de stockage correspondant.
7. Une fois le fichier ouvert, cliquez à nouveau sur l’onglet « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer sous ».
8. Naviguez jusqu’au dossier dans lequel vous voulez stocker le fichier PDF. A côté de « Type de fichier », sélectionnez ensuite « PDF ».
9. Après avoir cliqué sur « Enregistrer », vous trouverez le fichier PDF que vous venez de créer dans le dossier de stockage défini.

Si vous utilisez Outlook 2007, les deux méthodes ci-dessus pour sauvegarder des emails au format PDF ne fonctionnent pas. Cependant, il existe également une option sur l’ancienne version de Microsoft Office qui permet d’exporter des emails et de les sauvegarder en tant que document PDF sur votre disque dur.

1. Démarrez Outlook et ouvrez l’email que vous souhaitez sauvegarder au format PDF.
2. Cliquez avec la souris dans la fenêtre de l’email et appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+A de votre clavier pour que tout le texte de l’email soit mis en évidence.
3. Appuyez ensuite sur la combinaison de touches Ctrl+C de votre clavier pour copier le texte sélectionné.
4. Ouvrez un nouveau document dans Microsoft Word.
5. Dans ce document, appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+V sur votre clavier pour coller le texte copié.
6. Dans le coin supérieur gauche dans Word, vous trouverez le bouton « Microsoft Office ». Cliquez dessus et faites glisser la souris (ne cliquez pas) pour « Enregistrer sous ».
7. Cliquez sur « PDF ou XPS » dans le menu qui s’ouvre. Attention : si la sélection « PDF ou XPS » n’est pas disponible dans le menu, vous devez d’abord télécharger le module complémentaire nécessaire pour votre Pack Office à partir du site Web de Microsoft.
8. Définissez le dossier de stockage et le nom du fichier. Dans la ligne « Type de fichier », « PDF » est d’ores et déjà choisi par défaut.
9. Cliquez sur « Publier » pour terminer le processus.

Sur les appareils Apple, vous avez également la possibilité de convertir des emails au format PDF. Cela est possible en quelques étapes seulement.

1. Démarrez Outlook et ouvrez l’email à transformer en PDF.
2. Cliquez ensuite sur « Fichier » en haut dans la barre de menu et sélectionnez l’option « Imprimer ».
3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur le menu déroulant PDF et sélectionnez l’entrée « Enregistrer en PDF ».
4. Dans la fenêtre suivante, naviguez jusqu’à l’emplacement de votre disque dur où vous voulez stocker le fichier. Vous pouvez également modifier le nom du fichier.
5. Cliquez sur « Enregistrer » et l’email sera converti en fichier PDF.
6. Vous trouverez le fichier PDF dans le chemin que vous avez spécifié sur votre système ou votre serveur.

En principe, il est également possible de convertir des emails au format PDF avec des versions plus anciennes de Microsoft Outlook. Bien que les nouvelles versions ne possèdent toujours pas directement de fonctionnalité permettant directement une conversion, il est toujours préférable d’utiliser une version récente du logiciel. Par exemple, avec les versions les plus récentes, il est relativement facile de sauvegarder des emails au format PDF en utilisant la fonctionnalité « Microsoft Print to PDF ». Plus la version est ancienne, plus la méthode de conversion est longue.

Ainsi, il est parfois nécessaire de jongler avec ces différentes techniques pour convertir un courrier électronique en PDF via Word.

Mais ce n’est pas la seule raison pour laquelle vous devez penser à une mise à jour des plus anciennes versions d’Outlook. En raison des exigences sans cesse croissantes en matière d’infrastructure informatique et des progrès techniques, les programmes font également l’objet de révisions récurrentes et nécessaires. Et pour des raisons de sécurité informatique, il est nécessaire de toujours avoir et de mettre ses logiciels à jour. L’exemple d’Office 2007 s’applique tout particulièrement. De plus, retirer les logiciels les plus anciens évite de fournir aux éventuels pirates informatiques des failles dans votre système.

L’enregistrement des données, en l’occurrence des emails au format PDF, n’est pas une fonctionnalité limitée à Outlook. Le fait que cela fonctionne également avec Word a déjà été mentionné dans le guide ici présent. Cependant, vous pouvez également transformer des fichiers au format pdf via Excel.

Vous pouvez ouvrir les fichiers PDF soit avec Adobe Acrobat Reader, soit avec le module correspondant à votre navigateur. Si vous voulez éditer vos fichiers PDF au lieu de les lire en mode « Lecture uniquement », vous pouvez obtenir plus d’informations dans le lien indiqué.

Lorsque vous convertissez des emails au format PDF, ces fichiers peuvent devenir relativement volumineux. Par conséquent, il peut être utile de disposer d’un moyen de compression des fichiers PDF. Grâce aux informations figurant dans le lien, vous pouvez limiter le volume de vos archives ou préserver les boîtes mail de vos destinataires en leur envoyant des fichiers PDF compressés.

Si vous stockez souvent des informations sensibles dans des documents PDF et que vous souhaitez les protéger encore davantage, vous pouvez également protéger un fichier PDF. De cette manière, les documents créés sont à nouveau protégés contre tout accès non autorisé et ne peuvent être ouverts sans les autorisations appropriées.