Microsoft Office 2019 vs 2021 : quelles sont les différences ?

Les principales différences entre Office 2019 et Office 2021 concernent le travail collaboratif et la synchronisation. Par exemple, Office 2021 offre des innovations en matière de synchronisation en temps réel via OneDrive et SharePoint, de création de documents en commun et de fonctions d’annotations faciles à lire pour le travail d’équipe. Notre comparatif précise si la mise à niveau d’Office 2019 vers Office 2021 est justifiée du point de vue du travail collaboratif.

Aperçu : Office 2021 vs 2019

Office 2019 ou 2021 : différences et points communs

Le grand avantage apporté par Office, tant dans sa version 2019 que 2021 : il s’agit de licences dites « perpétuelles » ou à usage unique sans obligation d’abonnement. Si vous préférez acheter une suite de bureau une fois pour toutes et l’utiliser indéfiniment, vous recevrez un logiciel de bureautique complet. Il vous suffit d’acheter la licence 2019 ou 2021 une seule fois et de l’activer en ligne via un compte Microsoft gratuit.

Son inconvénient par rapport à l’abonnement Microsoft 365 basé sur le Cloud : la licence à usage unique fournit uniquement une assistance standard pendant cinq ans et une assistance étendue sur deux ans. Ceci englobe principalement des mises à jour de sécurité, mais pas de nouvelles fonctionnalités de contenu. Si vous souhaitez effectuer une mise à niveau, vous devez acheter une nouvelle licence. Microsoft 365, en revanche, offre une utilisation sans restriction aucune et bénéficie d’une assistance et de mises à jour de sécurité et de fonctionnalités tant que l’abonnement est en cours.

Différence fondamentale : fin de la prise en charge d’Office 2019

La différence majeure entre Office 2019 et Office 2021 : plus la suite Office est ancienne, plus il est probable que la prise en charge de Microsoft prendra fin définitivement. Microsoft a ainsi annoncé la fin officielle du support technique assuré pour Office 2019 en octobre 2023. Avec une assistance prolongée de deux ans, la prise en charge officielle prendra fin en octobre 2025, comme pour Office 2016 et Windows 10. Pour quelqu’un qui possède une licence perpétuelle, c’est ainsi une bonne raison d’envisager la mise à niveau vers Office 2021 ou Microsoft 365. La prise en charge d’Office 2021 est assurée jusqu’en 2026, selon Microsoft. Si vous êtes assujetti à une utilisation commerciale d’Office à long terme, le passage à Microsoft 365 présente généralement le plus d’avantages.

Tour d’horizon des nouveautés d’Office 2021

À première vue, la comparaison des licences met en avant le langage de conception modernisé et revisité d’Office 2021. Il est calqué dans les détails sur la version de Windows 11 publiée en parallèle, et offre des coins de fenêtre plus arrondis, une palette de couleurs neutres et des icônes stylisées dans le menu contextuel respectant le concept de Fluent Design ou « design fluide » instauré par Microsoft. En fait, Office 2021 semble plus souple et plus élégant que la version précédente d’Office 2019.

Plus d’accent sur la collaboration

Quelles que soient la date de parution et la fin de l’assistance technique, une chose est sûre quant aux fonctionnalités des deux licences Office : Office 2019 ou 2021 offrent toutes les applications Microsoft Office essentielles. Cela comprend, sans s’y limiter :

• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• SharePoint
• Exchange

Contrairement à Office 2019, Office 2021 est cependant focalisé sur le travail d’équipe et la collaboration. Cela est prouvé par la nouvelle application Teams, dont on regrettait l’absence dans Office 2019. Grâce à cette fonction, la suite Office prend en charge des communications et une organisation du travail plus flexibles, indépendants du périphérique et de l’emplacement géographique, à l’ère du travail à distance et du télétravail. Cette possibilité impose toutefois aux différents interlocuteurs d’utiliser également Office 2021 ou Microsoft 365. Les fonctionnalités de collaboration ne sont que partiellement prises en charge par les licences Office 2019 ou antérieures.

Autre preuve de collaboration accrue dans Office 2021 : le travail collaboratif sur des documents via Word, Excel ou PowerPoint y est largement facilité. Cela permet de partager des documents stockés dans OneDrive avec les personnes de votre choix et de synchroniser les modifications en temps réel. Bien que OneDrive ne soit pas une application intégrée à Office 2021, le stockage en ligne OneDrive est automatiquement inclus dans votre compte Microsoft gratuit. Ceci permet à Office 2021 d’offrir la prise en charge de OneDrive.

Nouvelles fonctionnalités pour les applications Office

Bien que le pilier des applications Microsoft soit identique pour les deux licences, un examen plus détaillé révèle l’existence de nombreuses nouvelles fonctionnalités dans les applications Office 2021. Nous présentons ici les fonctionnalités majeures selon les applications.

Excel :

• Nouvelle fonction XLOOKUP/RECHERCHEX : recherche ciblée de plusieurs variables et mots-clés ou d’une organisation d’éléments sélectionnés dans des feuilles de calcul Excel
• Nouvelle fonction XMATCH/EQUIVX : recherche ciblée de position de mots-clés et de variables dans une plage de lignes sélectionnée
• Nouvelle fonction LET : affecte des noms aux résultats spécifiques d’un calcul
• Nouvelles fonctionnalités avec prise en charge des tableaux dynamiques
• Prise en charge d’OpenDocument 1.3

Word :

• Prise en charge d’OpenDocument 1.3

PowerPoint :

• Enregistrement vidéo des diaporamas d’intervenants, des pointeurs laser et des mouvements d’entrée manuscrite
• Optimisation des présentations pour les lecteurs d’écran
• Fonction de dessin « style croquis » pour les dessins dans les présentations pour plus de légèreté et de clarté
• Enregistrement et lecture d’illustrations réalisées dans PowerPoint
• Exportation de présentations au format vidéo à des fins de réutilisation ou de mise à disposition en ligne

Outlook :

• Recherche instantanée avec de meilleures options de filtre
• Fonction de traduction (pour plus de 70 langues)
• Dessin à main levée avec fonction d’encrage

Office 2021 en mode sombre

Le mode sombre (dark mode) optimisé et complet d’Office 2021 va plus loin qu’une simple barre d’outils assombrie rudimentaire. Pour une apparence agréablement assombrie, des arrière-plans foncés avec une police claire sont désormais également utilisés. La licence 2021 suit ainsi la tendance tournée vers le mode sombre. Le mode nuit offre un affichage discret, agréable et surtout soulageant les yeux, en particulier dans les salles de présentation sombres, en déplacement ou lors des longues heures passées devant l’écran.

Licence perpétuelle Office vs abonnement Office : avantages et inconvénients

Avant d’opter pour une licence Office particulière, la question suivante se pose : voulez-vous acheter une licence perpétuelle une seule fois ou toujours utiliser la dernière version d’Office offrant les dernières fonctionnalités ? Les avantages d’une licence à usage unique sont associés à la dimension abordable des investissements et à l’indépendance. Vous achetez le logiciel Office une seule fois et pouvez l’utiliser indéfiniment, du moins en théorie. Une période limitée est toutefois indirectement imposée au travers du support technique qui prendra fin un jour ou l’autre. Ensuite, vous pouvez continuer à utiliser le logiciel, mais vous ne recevrez plus de mises à jour importantes pour bénéficier d’une sécurité et de performances optimales.

L’abonnement Microsoft 365 inclut toujours la dernière version de chaque application Microsoft, y compris les dernières fonctionnalités de sécurité. Pour en bénéficier, vous devez renouveler votre abonnement et le payer régulièrement. Si vous ne connaissez pas la version Office que vous utilisez, vous pouvez l’identifier sous « Fichier », « Compte » puis « Informations ».

En résumé : Office 2019, 2021, voire Microsoft 365 ?

En comparaison directe, il est évident qu’Office 2021 offre de meilleures fonctions qu’Office 2019, en particulier pour les entreprises et une utilisation dans le cadre professionnel. Cela concerne notamment l’intégration de Microsoft Teams, de la synchronisation de documents en temps réel, des annotations améliorées et de l’intégration de OneDrive. En ce qui concerne le pilier des applications bureautiques telles que Word, Excel et PowerPoint, les deux licences sont adaptées à une utilisation privée. Il convient cependant de noter ici qu’Office 2019 ne bénéficiera plus du support technique officiel à compter d’octobre 2025. Office 2021 sera encore pris en charge jusqu’en octobre 2026.

Les entreprises qui requièrent Office sur de nombreux appareils et pour de nombreux utilisateurs en même temps devraient opter sans hésiter pour un modèle d’abonnement de Microsoft 365 basé sur le principe SaaS. Microsoft 365 offre les meilleures fonctions de travail collaboratif, d’utilisation du Cloud avec la synchronisation automatique, ainsi que les dernières versions et fonctionnalités de sécurité des applications Microsoft.