Qu’est-ce que le Microsoft Exchange Server ?

De nombreuses entreprises utilisent des groupware en interne, à savoir des logiciels de groupes de travail, qui permettent l’administration centralisée d’emails, de calendriers, de tâches et de contacts. Il s’agit d’un logiciel standard proposé par Microsoft, sous le nom d’Exchange Server, fonctionnant avec les systèmes d’exploitation Windows. Le logiciel de collaboration du leader du marché existe en deux éditions présentant deux étendues de fonctions distinctes, mais toutes deux payantes. Les entreprises ont la possibilité de choisir cette solution groupware basée sur le Cloud, ou encore de l’héberger elles-mêmes sur leurs propres machines. Nous vous procurons ici un aperçu du mode de fonctionnement de Microsoft Exchange, ses fonctionnalités et les modèles d’utilisation les plus adaptés à vos besoins.

Microsoft Exchange Server fonctionne soit en tant que Software as a Service (SaaS), soit en tant que licence installée sur un serveur dédié.

• Auto-hébergement : si vous souhaitez intégrer ce groupware dans votre propre infrastructure informatique, vous aurez besoin d’une licence de serveur vous autorisant à installer le logiciel sur votre matériel. En outre, l’utilisation de Microsoft Exchange présuppose des licences d’accès client (Client Access Licenses, CAL). Ces dernières permettent d’attribuer soit plusieurs utilisateurs à un même support, soit un utilisateur particulier à différents supports permettant d’accéder à l’Exchange Server. On doit aussi tenir compte du fait qu’une telle licence ne comprend pas le droit d’utilisation du logiciel client nécessaire.
   
• Exchange Online : dans le cadre du service en ligne Microsoft 365, Microsoft propose aussi son groupware en tant que service sur le Cloud. Dans ce cas, l’Exchange Server n’est pas hébergé sur vos machines, mais sur le Cloud Microsoft. L’accès aux fonctions du logiciel exige un abonnement pour l’utilisateur, appelé User Subscription License (USL). Cette licence vous autorise à utiliser des serveurs Microsot Exchange en tant que SaaS, et vous permet son exploitation sur votre propre centre de machines en parallèle. Par conséquent, Exchange permet de réaliser des scénarios hybrides d’hébergement.
   
• Service d’hébergement d’un Exchange Server : le troisième modèle d‘utilisation vous permet d’obtenir le spectre de fonctions de Microsoft Exchange via un fournisseur tiers. En général, il s’agit d’un fournisseur d’hébergement Web qui a acquis les licences nécessaires à l’utilisation du groupware de Microsoft. Cela permet aux utilisateurs de commander les fonctions d’Exchange Server sous la forme d’un lot de services conforme à leurs besoins.

Choisir le modèle le plus adapté à vos besoins dépend souvent de la taille de votre entreprise. Les solutions basées sur le Cloud s’adressent aux entreprises de taille moyenne en premier lieu car elles n’ont souvent pas les moyens ou le personnel disponible pour installer et entretenir une infrastructure informatique professionnelle. Les mesures de protection de données essentielles ainsi que les procédures de sauvegardes et de restauration de serveurs ne s’opèrent en effet qu’avec un investissement important. Cela suggère la possession d’un centre informatique conséquent, pris en charge par l’exploitant.

Une externalisation de l’hébergement d’Exchange Server présente l’avantage d’adapter la performance demandée en fonction de la situation de l’entreprise. Si votre entreprise s’agrandit soudainement, vous pouvez simplement commander des capacités supplémentaires sans devoir investir dans du matériel coûteux ou dans des licences supplémentaires.

Le modèle de l’auto-hébergement s’adresse aux grandes entreprises, dotées d’un département informatique et disposant du budget nécessaire à la création d’une structure sûre d’Exchange au sein de leurs locaux. Au contraire du modèle d’Exchange online ou de l’hébergement par un fournisseur tiers par exemple, les fonctions du serveur peuvent être exactement adaptées aux besoins de l’entreprise grâce à l’auto-hébergement (On-Premises). De plus, ce modèle vous laisse la mainmise sur vos données. Si Microsoft Exchange fonctionne sur les ordinateurs de votre entreprise, les données ne peuvent en aucun cas être extraites.

Si vous vous décidez à louer un serveur Exchange, l’hébergement inclut également l’entretien du matériel et des mises à jour dans les offres des différents fournisseurs. Vous avez juste à mettre en place par vous-même les logiciels client nécessaires (généralement Microsoft Outlook). Une alternative est d’utiliser l’application Web Outlook, directement intégrée à l’Exchange Server et disponible sur le Web via un navigateur. Si vous souhaitez installer l’Exchange Server par vous-même, cela signifie un investissement bien plus conséquent pour votre entreprise en termes d’administration. Une condition pour l’installation de Microsoft Exchange 2016 dans votre propre centre informatique est d’établir votre serveur sur un système d’exploitation Windows server 2012 ou encore Windows server 2012 R2. Le service d’annuaire Microsoft Active Directory, permettant de centraliser les données des utilisateurs sur un réseau, doit également être installé. Pour Exchange 2019, cependant, Windows Server 2019 et au moins .Net Framework 4.7.2. sont requis.

Les alternatives à l’Exchange Server les plus populaires, présentant un spectre similaire de fonctions similaire, sont Open-Xchange, IBM Notes, Zimbra, Zarafa et Scalix.

En octobre 2018, Microsoft a introduit la nouvelle version d'Exchange : la version 2019 a surtout progressé en termes de sécurité et de performance. Par exemple, Exchange supporte maintenant Windows Server Core. L’installation minimaliste du serveur offre moins d’opportunités aux cyber-attaquants de devenir actifs. De plus, les administrateurs dans l’environnement allégé courent moins le risques d’intégrer des erreurs que les attaquants pourraient utiliser comme une passerelle. L’autre innovation importante en matière de sécurité est que désormais, l’accès à la gestion d’Exchange depuis l’extérieur peut être bloqué directement.

Microsoft a amélioré la performance, par exemple en optimisant considérablement la recherche. Ceci s’accompagne d’un basculement (failover) beaucoup plus rapide. En outre, Microsoft Exchange prend désormais également en charge le matériel moderne : 256 Go peuvent être utilisés comme RAM et 48 cœurs de processeur peuvent être utilisés en parallèle.

De nouvelles fonctions ont également été introduites pour les utilisateurs finaux, en nombre réduit mais utiles. Dans le même temps, une caractéristique importante pour certaines entreprises a été perdue :

Microsoft Exchange Server propose deux éditions aux utilisateurs : Standard et Entreprise. Celles-ci se réfèrent non seulement à la licence du serveur, mais aussi aux licences d’accès client. Tandis que les éditions de la licence serveur concernent la solution groupware, les licences d’accès aux clients (CAL) se différencient par certaines caractéristiques et performances :

Avec un CAL, vous obtenez une licence soit pour un appareil précis, soit pour un utilisateur isolé. L’acquisition d’un CAL Entreprise présuppose l’obtention des fonctionnalités d’un CAL standard.

Tandis que la licence serveur standard s’adresse à des petites entreprises, Microsoft cible aussi les grandes organisations avec la licence Entreprise.