Message automatique de départ définitif : exemples et conseils

Une rupture ou une fin de contrat fait partie du quotidien des entreprises, qu’elles soient privées ou publiques. Pourtant, elle nécessite de prendre certaines dispositions. À ce titre, il est très important de préparer un message de réponse automatique en cas de départ définitif. S’il est relativement simple de transférer la ligne téléphonique d’un employé, l’exercice est beaucoup plus périlleux avec le transfert d’un compte de messagerie. C’est pourquoi il convient de respecter certaines règles au moment de configurer et de rédiger un message automatique de départ de l’entreprise. Lisez nos conseils à ce sujet et inspirez-vous de nos exemples afin de créer un message efficace pour votre adresse email personnelle ou pour le compte d’un collègue.

Une bonne partie de notre communication professionnelle se fait aujourd’hui par email. Un compte de messagerie renferme donc des données relatives à des contacts professionnels, et ces données ne doivent pas être perdues au terme du contrat de travail. C’est particulièrement vrai pour les employés qui échangent beaucoup avec les clients, car ces contacts sont très précieux pour l’entreprise.

La plupart du temps, il est facile de rediriger la ligne téléphonique d’un employé vers un nouvel interlocuteur. A contrario, un compte de messagerie est soumis à la protection des données et les nouveaux emails reçus ne peuvent pas être transférés à une autre adresse email aussi simplement. Or, sans notification d’absence automatique, les emails risqueraient de rester sans réponse. Le compte de messagerie d’un employé ne peut pas non plus être supprimé immédiatement au terme du contrat de travail. Les clients recevraient alors un message d’erreur indiquant que leur email n’a pas pu être délivré sans en connaître la raison.

L’intérêt d’un message automatique après un départ de l’entreprise est de pouvoir continuer à recevoir les emails et à y répondre. Si l’interlocuteur a quitté l’entreprise, il faut indiquer un nouveau contact dans la réponse automatique, en précisant son adresse email et éventuellement son numéro de téléphone. Il doit aussi ressortir clairement du message que le destinataire de l’email ne travaille plus pour l’entreprise et qu’il ne lira pas et ne fera pas suivre cet email. En outre, il est essentiel que le message soit formulé de manière neutre et professionnelle, dans le style de l’entreprise, pour un message d’absence réussi.

Une rupture ou une fin du contrat de travail peut donner lieu à des complications. En général, il est préférable de ne pas mentionner le motif de son départ, et surtout de ne pas dire du mal de l’entreprise ou de ses collègues. Si vous rédigez vous-même votre réponse automatique avant de quitter la société, évitez de tenir des propos vindicatifs à l’encontre de votre futur ex-employeur.

Il n’est pas conseillé non plus de mentionner son nouvel employeur, sa nouvelle adresse email professionnelle, ou encore son profil sur un réseau comme Viadeo, à moins que cela ne soit vraiment pertinent et après avoir consulté au préalable son ancien employeur. Il vaut mieux indiquer ses nouvelles coordonnées dans un email de départ aux collègues et clients, envoyé sélectivement à la fin de son contrat de travail.

Le message automatique de départ de l’entreprise peut être configuré par le propriétaire du compte de messagerie lui-même ou par un tiers détenant les droits d’accès au compte de l’ancien employé. Nous vous proposons un exemple pour les deux cas de figure :

Jusqu’à présent, vous avez toujours travaillé et communiqué par voie électronique avec votre adresse email professionnelle ? Avant la fin de votre contrat de travail, choisissez une solution privée, comme la solution d’adresse email sécurisée de IONOS, pour pouvoir envoyer des candidatures ou communiquer avec des employeurs potentiels.

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