Copie conforme invisible (Cci) : comment envoyer un mail en copie cachée

Le champ Cci mail est un des trois champs d’adresses figurant dans l’entête d’expédition de vos mails. Il peut être renseigné en complément des champs A et Cc.

Nous allons vous expliquer l’intérêt du champ Cci, comment l’utiliser pour gérer vos mails et dans quels cas il est préférable de ne pas utiliser de destinataires de mail en copie cachée.

L'abréviation Cci signifie Copie carbone (conforme) invisible. En français, on parle généralement de copie cachée. L’expression copie carbone est empruntée à la traditionnelle feuille de carbone que l’on intercalait entre deux feuilles blanches quand on tapait à la machine à écrire.

À la différence de la fonction copie-carbone (abrégée en Cc), où les destinataires secondaires sont visibles par tous, le destinataire Cci est invisible pour tous les autres destinataires du mail.

La fonction Cci mail n’est pas gérée de façon normalisée. Les adresses saisies dans le champ Cci sont traitées différemment en fonction du logiciel de messagerie utilisé.

La procédure suivante est la plus courante :

• Avant d’envoyer votre mail aux destinataires inscrits dans les champs A, Cc et Cci, votre serveur de messagerie va tout simplement supprimer la ligne Cci de l’entête de votre courrier. Pour le reste, les destinataires Cci sont traités comme n’importe quel autre destinataire de votre mail, et recevront donc une copie du courrier au même titre que les destinataires Cc. Comme tous les autres, les destinataires Cci verront à la fois le nom des personnes dans la ligne A et dans la ligne Cc. En revanche, ils ne savent pas quels sont les éventuels autres destinataires cachés du mail, car ces informations sont masquées pour tout le monde.

Bien que la plupart des serveurs mail suivent la procédure décrite ci-dessus, il peut arriver que le champ Cci fasse l’objet d’un autre type de traitement.

• Il arrive par exemple que certains serveurs effacent bien le contenu du champ Cci, mais qu’ils transmettent le mail avec le champ Cci mail visible, mais vide. Dans un tel cas, les destinataires comprendront que des tiers ont également reçu le mail, sans pour autant pouvoir les identifier.
• Il arrive aussi que la ligne Cci soit tout simplement supprimée auprès des destinataires des lignes A et Cc. Les destinataires cachés reçoivent cependant le mail avec la ligne Cci, où ils voient leur propre adresse, et dans certains cas (très maladroits), les adresses des autres destinataires cachés.

Les destinataires de mails Cci reçoivent donc des mails adressés à d’autres personnes sans que ces dernières ne le sachent. Une telle pratique peut a priori sembler relever de la cachotterie. Pourtant, elle est parfaitement justifiée dans certains cas, et en particulier lorsque vous souhaitez protéger le caractère confidentiel des adresses mail de vos correspondants en copie cachée.

Trois différentes motivations peuvent le justifier :

• Respect de la vie privée : ne mettez pas en copie ordinaire des contacts qui ne souhaitent pas voir leur adresse mail divulguée auprès de tous les destinataires.
• Prévention du spam : les mails circulaires, dans lesquels les adresses de tous les destinataires sont simplement affichés dans les champs A et Cc, sont des mines d’or pour les spammeurs.
• Protection contre les virus : protégez vos contacts des virus, en évitant autant que possible de rendre leurs adresses mail accessibles à tous dans les champs A et Cc. Les cyber-criminels s’abonnent souvent aux newsletters ou mails publicitaires pour profiter des nombreuses adresses mail qu’ils utilisent ensuite à des fins délictueuses.

En utilisant le champ Cci, vous pourrez ainsi envoyer une circulaire à un plus grand nombre de destinataires.

Imaginez que vous souhaitez envoyer une carte de vœux à tous vos clients, partenaires commerciaux et fournisseurs. Pour vous simplifier la vie, vous décidez d’envoyer le même message à tout le monde au lieu de rédiger des messages personnalisés. Accepteriez-vous pour autant de faire figurer tous ces contacts dans le champ A ou Cc ? Certainement pas. Pour protéger les données de vos clients, mais aussi pour respecter vos engagements à l’égard de vos partenaires commerciaux, vous utiliserez plutôt le champ Cci mail.

La protection des données ne concerne pas seulement le secteur commercial. Une enseignante qui souhaiterait envoyer une invitation pour une réunion de parents d’élèves avec des documents ou un compte-rendu de réunion évitera d’afficher toutes les adresses dans le champ Cc mail et optera plutôt pour un envoi de mails en copie cachée. En procédant ainsi, vous protégez les données personnelles de vos destinataires et évitez toute utilisation frauduleuse des adresses mail, comme par exemple le spam.

Dans le cas d’une communication interne à une entreprise ou une organisation, le mail en copie cachée n’est pas pertinent.

Un nombre impressionnant de mails est échangé au sein des entreprises. On met ses collègues et ses supérieurs en copie pour les informer de l’avancement des projets, favorisant ainsi une bonne transparence. Dans le contexte d’une communication transparente, le recours à la fonction Cci est préjudiciable.

Imaginez un instant que vous ayez évoqué un problème par mail, et que votre interlocuteur vous réponde, en mettant une tierce personne en copie cachée sans vous en faire part. Si vous l’apprenez un jour, vous vous sentirez peut-être un peu trahi, et vous vous interrogerez sur les raisons qui ont poussé votre interlocuteur à avoir informé l’autre collègue « dans votre dos ».

Pour toutes ces raisons, nous vous recommandons ne pas utiliser la fonction Cci dans la communication au sein d’une même organisation, et de préférer le recours à l’option Cc mail. Une exception est toutefois souhaitable pour les situations dans lesquelles vous souhaitez clairement que certains collègues ne s’expriment pas pendant un certain temps.... En effet, en cas d’utilisation de la fonction « Répondre à tous », il n’est pas certain que les destinataires de mails en copie cachée soient aussi destinataires de la réponse. Si vous souhaitez informer un de vos collègues d'un mail que vous envoyez, tout en l’épargnant de tous les échanges qui s’ensuivront, vous pouvez le mettre en copie cachée et mentionner explicitement cette particularité dans le corps du mail.