Comparatif : les alternatives gratuites à Outlook

De nombreux indépendants et particuliers sont à la recherche d’une alternative à Outlook. Découvrez des équivalents à Outlook, gratuits ou plus économiques, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

Les alternatives à Outlook en un coup d’œil

Qu’est-ce qu’une bonne alternative à Outlook ?

Pour qu’une application puisse tenir tête à la solution de Microsoft, quelques fonctionnalités de base ne doivent en aucun cas manquer :

• la possibilité de traiter les emails et de planifier des rendez-vous et des tâches ;
• des coûts d’utilisation aussi faibles que possible, voire de la gratuité ;
• disponibilité pour de nombreux appareils et mobiles différents, et/ou en tant qu’application Web ;
• des fonctions de sécurité étendues telles que le chiffrement, un filtre anti-spam, etc. ;
• une interface conviviale et épurée ;
• une intégration facile d’autres programmes comme le stockage Cloud ;
• un espace de stockage suffisant.

Postbox

L’alternative à Outlook Postbox a été créée par d’anciens collaborateurs de Mozilla et était donc basée sur Thunderbird. Entre-temps, le logiciel a évolué pour devenir un client de messagerie autonome et puissant. La structure de l’interface ressemble à ce que l’on connaît d’autres solutions et est donc très intuitive. Si l’apparence ne vous convient pas, vous trouverez de nombreux thèmes différents ou pourrez créer votre propre design.

Les points clés :

• Utilisation simple avec de nombreuses abréviations
• Aide à la rédaction d’emails
• Éditeur HTML pour les emails

Afin de permettre un flux de travail aussi productif que possible, Postbox utilise différentes abréviations. Les utilisateurs peuvent appeler la Quick Bar (barre rapide) à différents endroits par une touche de raccourci, par exemple afin de déplacer ou de classer rapidement les messages. Lors de la rédaction d’un message, la barre rapide permet également d’insérer la signature correspondante, sans devoir utiliser la souris.

La rédaction d’emails dans Postbox présente encore d’autres avantages : le logiciel est livré avec de nombreux modèles et éléments de texte qui vous aident à rédiger rapidement des messages et réponses professionnelles. Les modèles sont malheureusement tous rédigés en anglais. Vous pouvez toutefois créer vos propres modèles et y insérer différents caractères de remplacement, qui seront par exemple remplacés par le nom du destinataire.

Thunderbird

Le client de messagerie Mozilla Thunderbird est certainement l’alternative à Outlook la plus utilisée, aussi bien par les particuliers que par les entreprises. Cette solution open source est disponible gratuitement. La version de base du programme est plutôt légère et dispose de fonctions de base assez utiles.

Les points clés :

• Solution open source gratuite
• Disponible pour Windows, Mac & Linux
• Possibilité de chiffrement
• Gestion des flux RSS possible

Un grand plus est que de nombreux modules complémentaires sont disponibles. Ainsi, le logiciel peut par exemple être complété par des modules de gestion des rendez-vous et des tâches. Si l’on souhaite mettre à jour Thunderbird, il faut toutefois également actualiser les modules complémentaires utilisés ou attendre que des versions à jour soient disponibles.

SeaMonkey

Le logiciel SeaMonkey est un paquet polyvalent pour la communication bureautique . Il comprend un navigateur, un client de messagerie et de chat ainsi qu’un éditeur HTML. L’organisation du courrier s’effectue via une description définie par l’utilisateur, des fonctions de tri flexible et de mise en évidence visuelle sont aussi disponibles. Le chiffrement s’effectue selon le standard S/MIME. Le chiffrement SSL/TLS doit d’abord être activé manuellement.

Les points clés :

• Disponible pour Windows, Mac et Linux
• Fonction accusé de réception
• Signature numérique
• Intégration dans les services d’annuaire LDAP
• Filtre anti-spam personnalisable
• Gestion possible de plusieurs comptes

Pour un projet open source non commercial, SeaMonkey est une alternative à Outlook extrêmement complète, qui va bien au-delà de la fonction de client de messagerie proprement dite. SeaMonkey est une sorte de version regroupée de nombreux projets Mozilla différents.

Spike

Spike combine les fonctions d’un client de messagerie classique avec celles des messageries modernes. Dès que vous associez une boîte aux lettres privée à l’application, les éléments complexes comme les lignes d’objet ou les signatures appartiennent au passé, tandis que les fonctions élémentaires du client de messagerie, comme la boîte de réception centrale, le calendrier ou la gestion des contacts, sont intégrées dans l’environnement moderne de la messagerie. Ce n’est pas un hasard si le fabricant qualifie Spike d’« application de messagerie basée sur le dialogue ». De plus, le logiciel permet de passer des appels audio et vidéo.

Les points clés :

• Disponible pour Windows, Mac, iOS et Android ainsi que sous forme d’application Web
• Fonctionnalités de collaboration telles que les discussions de groupe
• Connexions aux services Cloud comme Google Drive, Dropbox et OneDrive
• Gestionnaire de fichiers intégré

En matière de sécurité aussi, Spike mise sur des normes modernes : un seul clic suffit pour chiffrer toute communication, y compris les fichiers joints (AES-256), de sorte que vos messages sont protégés de manière optimale contre les accès non autorisés. Les destinataires qui n’utilisent pas l’application peuvent déchiffrer les messages reçus en un seul clic. Spike est gratuit pour les utilisateurs privés, avec certaines restrictions ; des frais mensuels sont exigés pour l’intégration de comptes professionnels de messagerie.

eM Client

eM Client est une alternative à Outlook destiné à l’usage privé comme professionnel. Ce programme gratuit disponible sur Windows, macOS, iOS et Android, offre des fonctions standard pour la gestion des rendez-vous et des contacts et d’une messagerie instantanée intégrée. L’utilisation gratuite n’est en revanche possible que pour les utilisateurs privés. Toute utilisation commerciale, ainsi que l’utilisation de plus de deux comptes, nécessitent l’achat de la licence Pro. Certaines fonctionnalités importantes manquent dans la version gratuite.

Les points clés :

• Disponible pour Windows, Mac et Android
• Lecteur RSS
• Messagerie instantanée intégrée
• Mises à jour automatiques

Ce programme prend en charge tous les principaux services de base, dont Gmail, Exchange, iCloud et Outlook. Dans la liste des technologies de messagerie prises en charge, on trouve également toutes les options pertinentes avec POP3, SMTP, IMAP, EWS et AirSync. Quelques fonctionnalités supplémentaires, comme la fonction de traduction et la fonction de texte rapide, facilitent le travail au quotidien. La communication sécurisée est garantie par les normes SSL/TLS et le chiffrement s’effectue via PGP et S/MIME.

Mailbird

Une alternative à Outlook, disponible gratuitement dans une version très allégée, est le programme Mailbird, disponible pour Windows. Cette solution vous permet de réunir et de gérer vos messages et contacts de plusieurs comptes dans une seule boîte de réception. Grâce à différents thèmes gratuits, vous pouvez personnaliser l’interface à votre guise.

Les points clés :

• Disponible pour Windows
• Gestionnaire de contacts par glisser-déposer
• Puissante fonction de recherche de pièces jointes
• Raccourcis clavier pour diverses actions telles que rédiger, répondre, transférer, etc.

Mailbird propose des interfaces vers de nombreuses applications qui ajoutent à votre boîte aux lettres des fonctionnalités utiles pour l’organisation, l’interaction et le travail d’équipe Vous pouvez par exemple intégrer WhatsApp, Twitter, Google Agenda, Dropbox et Slack dans ce client de messagerie et le transformer ainsi en une plateforme multifonctions.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Le produit Hosted Microsoft Exchange de IONOS constitue une bonne alternative à Outlook. Microsoft® Exchange Server est un groupware (logiciel de groupe) qui permet d’accéder aux bases de données de contacts, de rendez-vous et d’emails au sein d’une entreprise depuis n’importe où dans le monde. En bref, vous pouvez ouvrir Microsoft Office partout où vous le souhaitez !

Le serveur Exchange peut bien sûr être obtenu directement auprès de Microsoft®. La solution Hosted Exchange de IONOS permet toutefois de décharger considérablement le service informatique d’une entreprise : vous économisez ainsi notamment les coûts d’acquisition d’une infrastructure informatique sophistiquée, car IONOS met à disposition l’infrastructure de serveur nécessaire.

L’offre de IONOS comprend également un paquet élargi : en plus du logiciel Outlook en version de bureau et de la gestion des boîtes aux lettres via Microsoft Exchange, vous recevez votre propre de domaine de messagerie.

Les points clés :

• Gestion des boîtes aux lettres via Microsoft Exchange
• Logiciel Microsoft Outlook
• Synchronisation en temps réel
• Accès mobile à toutes les données
• 50 Go d’espace de stockage de boîte aux lettres par utilisateur

Le pack Microsoft Exchange minimise les coûts d’acquisition d’une structure de serveur et offre encore d’autres avantages : les frais d’administration sont réduits, car le fournisseur se charge de l’entretien des boîtes de réception, de l’actualisation des scanners de virus et des filtres anti-spam ainsi que des mises à jour continues des logiciels. Toutes les données sont hébergées sur des serveurs disposant d’une infrastructure spécialement sécurisée. Les personnes à la recherche d’une solution de messagerie professionnelle trouveront dans la variante de IONOS une bonne alternative à Outlook, bien qu’elle ne soit pas gratuite.

Google Workspace

Le géant Google propose également une alternative à Outlook. Google Workspace est une suite bureautique complète, gratuite dans sa version de base, destinée à un usage professionnel. Outre Gmail, les utilisateurs de la suite disposent par exemple aussi d’outils de collaboration et d’un espace de sauvegarde Cloud. Si l’on opte pour la version payante de Google Workspace, on obtient chaque application individuelle avec toutes les fonctionnalités et on peut s’assurer une extension de messagerie professionnelle.

Contrairement à l’offre de messagerie gratuite, Gmail propose dans Google Workspace un espace sans publicité et une gestion professionnelle. Les administrateurs peuvent gérer les comptes de tous les collaborateurs de manière centralisée et ainsi les adapter individuellement aux besoins de l’entreprise. L’attribution des rôles en fait aussi partie.

Les points clés :

• Fait partie d’une grande suite bureautique
• Software-as-a-Service (SaaS)
• Beaucoup d’espace de stockage
• Interface Web
• Applications mobiles pour iOS & Android
• Conforme au RGPD

Google Workspace s’utilise entièrement via une interface Web. Comme on en a l’habitude chez Google, les éléments de commande sont très clairs et l’utilisateur peut accéder rapidement à toutes les fonctions. Comme il s’agit d’une suite, toutes les applications sont étroitement liées. On peut par exemple déplacer sans problème les pièces jointes dans l’espace de sauvegarde Cloud et les traiter avec Google Docs. De même, planifier des rendez-vous ou organiser des réunions en ligne fonctionne également à partir de Gmail grâce aux nombreuses intégrations.

Spark

Le client de messagerie Spark tente de soutenir le flux de travail de ses utilisateurs. Pour cela, il mise sur des fonctions intelligentes qui dont l’objectif est d’accélérer les processus importants. Son point fort est une fonction de filtre : cette alternative à Outlook n’affiche les notifications que si l’expéditeur de l’email est déjà connu. De plus, le filtre repère les newsletters et les place dans une catégorie à part. L’application dispose de fonctions permettant de réagir rapidement aux emails reçus et de laisser les autres « en sommeil ». Si vous ne voulez pas vous occuper directement de la réponse, l’application vous le rappellera plus tard.

Spark est en outre spécialement conçu pour le travail en équipe. Il existe une fonction qui permet de discuter des emails avec d’autres personnes. Chaque membre de l’équipe peut rédiger des commentaires sans que l’expéditeur soit mis au courant. La fonction de délégation est également innovante : si l’on ne souhaite pas se charger soi-même du traitement du message, on peut confier la tâche à quelqu’un d’autre au sein de son organisation.

Les points clés :

• Version gratuite utilisable durablement
• Fonctionnalités innovantes pour le travail en équipe
• Filtres intelligents

Spark est disponible pour Windows, macOS et les appareils mobiles. L’application est utilisable gratuitement et est livrée avec 5 Go d’espace de stockage par équipe. Pour les grandes équipes, une licence payante peut s’avérer intéressante. Celle-ci comprend plus d’espace de stockage ainsi que des avantages supplémentaires.

Mailspring

L’équivalent gratuit à Outlook Mailspring mise sur le multilinguisme. Le logiciel est disponible dans plus de 60 langues (dont une partie est réalisée par traduction automatique) et permet de traduire les emails de l’anglais vers le français et quatre autres langues. L’outil propose également un correcteur orthographique pour différentes langues.

Pour le reste, le logiciel dispose de toutes les fonctionnalités que l’on attend d’une alternative à Outlook. La fonction de recherche est assez sophistiquée. Il est possible d’intégrer sans problème plusieurs comptes de messagerie et d’ajouter des comptes de réseaux sociaux. De cette manière, il est possible de compléter son propre carnet d’adresses avec des informations provenant de LinkedIn ou de Twitter. Le suivi d’activité est aussi intéressant : le programme vous indique si un email que vous avez envoyé a déjà été lu. Cette fonctionnalité, parmi d’autres fonctions utiles, n’est cependant disponible que dans la version payante.

Les points clés :

• Accent sur le multilinguisme.
• Suivi de l’activité des emails.
• Interface épurée.