Ajouter une boîte aux lettres Outlook : créer un accès aux boîtes aux lettres d’autres personnes

Dans de nombreuses entreprises, les emails sont une composante fondamentale de la communication interne et externe. La fréquence à laquelle nous vérifions notre boîte aux lettres dans notre activité quotidienne et à laquelle nous devons traiter les emails entrants dépend du domaine d’activité et du poste occupé dans l’entreprise. Que l’on joue le rôle d’interlocuteur pour les employés rencontrant des problèmes ou pour un ou plusieurs clients importants, jeter régulièrement un œil à sa boîte aux lettres est indispensable.

Si vous recevez un nombre trop conséquent de messages et que vous ne parvenez plus à inspecter et traiter les différents emails, il peut parfois être intéressant d’autoriser l’accès à votre boîte aux lettres à certains de vos collègues. Ils pourront alors intégrer votre boîte aux lettres dans leur propre compte de messagerie et ainsi consulter les emails entrants et les traiter si vous leur avez fourni les autorisations correspondantes. Dans Microsoft Outlook, ce partage de boîte aux lettres fonctionne pour tous les comptes enregistrés sur un serveur Exchange commun. Mais comment partager une boîte aux lettres dans le client de messagerie de Microsoft ? Et comment l’ajouter à une autre boîte aux lettres Outlook ?

Ajouter une boîte aux lettres appartenant à un autre profil à son propre compte Outlook peut s’avérer utile ou nécessaire pour les raisons les plus diverses. Il arrive fréquemment qu’un responsable puisse avoir besoin d’aide pour la gestion de sa boîte aux lettres et accorde de ce fait à ses assistants des droits d’accès. De cette façon et en fonction du niveau d’autorisation, ces derniers pourront aider leur supérieur à réceptionner et trier les e-mails voire à répondre aux messages reçus. Un autre cas d’application peut consister à gérer de façon collective un compte de messagerie destiné à l’assistance : intégrer la boîte aux lettres Outlook rattachée au compte d’assistance aux comptes de plusieurs utilisateurs permettra alors de répartir sans difficulté le traitement des demandes d’assistance entre plusieurs personnes.

Finalement, on peut également vouloir intégrer – tout du moins temporairement – des boîtes aux lettres d’anciens collègues dans les comptes Outlook de personnes travaillant toujours dans l’entreprise. Cela peut notamment s’avérer capital si les employés sortants entretenaient une correspondance régulière avec des clients puisqu’il est ainsi possible de maintenir le compte correspondant actif le temps de la transition.

Afin d’intégrer la boîte aux lettres d’un autre compte Outlook à votre propre compte, cette boîte aux lettres doit tout d’abord être partagée. Dans ce cadre, il est possible de partager l’intégralité de la boîte aux lettres ou uniquement certains dossiers. Ce dernier cas peut se révéler utile lorsque l’on souhaite partager uniquement les messages d’un client spécifique. Il est d’autre part possible d’accorder uniquement un droit de lecture ou de donner la possibilité de trier les emails, d’y répondre ou de les supprimer de façon autonome. Une fois le partage effectué, la boîte aux lettres Outlook peut ensuite être ajoutée et gérée dans le cadre des droits octroyés.

Dans les paramètres de compte, sélectionnez à présent le compte Outlook dans lequel vous souhaitez intégrer la boîte aux lettres et cliquez sur « Modifier… ». Dans le menu suivant, cliquez sur « Paramètres supplémentaires… » pour éditer les paramètres Microsoft Exchange pour ce compte. Les paramètres Exchange peuvent également être consultés en double-cliquant sur le compte correspondant.

À l’étape suivante, cliquez sur l’onglet « Options avancées » et intégrez la boîte aux lettres souhaité avec « Ajouter ». Pour ce faire, saisissez le nom de l’utilisateur ou son adresse Exchange et validez la saisie avec « OK ». Après l’intégration de la boîte aux lettres Outlook partagée, Outlook 2013 affiche cette dernière dans la fenêtre « Ouvrir une autre boîte aux lettres ».

Cliquez à présent sur les boutons « Accepter » et « OK » ainsi que sur « Suivant » et « Terminer » dans les fenêtres suivantes afin d’enregistrer la boîte aux lettres Outlook ajoutée. Désormais, cette dernière apparaît automatiquement dans votre propre compte dans la vue des dossiers du client. Vous trouverez les boîtes aux lettres Outlook ajoutées dans les dossiers de votre compte Outlook.